工作排程

克服忘記的第一步——不信記憶

毋須人到中年,大概只要是生活稍加繁忙,大事小事都容易忘記。很多人推說自己事務繁忙、記事的裝置故障、要處理哪樣突發事等等,就忘記其他事。要避免忘記待辦事項、與人的約定其實不難,只要從一開始就不相信自己能記住,然後不用腦袋記憶。

 

講記憶就要先略講人類歷史,大約二十萬年前,智人在地球上誕生,再繁衍後代、四散尋找棲息地。所謂尋找棲息地,其實是尋找適當的存活條件,包括住處、糧食、保暖抗暑的方法、力抗猛獸的對策等,人類在促進存活條件的過程中,接收大量資訊︰天氣、地勢、植被、動物(獵食者和獵食的對象)、開發工具的原料、其他人類的聚落等。如果人腦只不過是一部掃描器或影印機,把所到之處的一切盡掃記憶系統內,腦部肯定不勝負荷,經歷萬年的演化,人類學懂記住重要資訊,忘記不重要的,常整理腦袋,釋出空間盛載未來合用的資訊,也令原有的資訊不會亂糟糟,有如一個工作間,業者進內就找到要用的工具,而沒有多餘的物品。其中一種記憶的分類方法是把記憶分為短期記憶、長期記憶。以最簡要方式介紹,就是短期和長期記憶的形成都可短至數秒開始,但隨引發該段記憶的刺激、頻密程度有異,發展亦有異,長期記憶最長可達一生之久,短期則可短至一分鐘內便從腦內消失。這種每分每秒進行的思緒整理活動令人腦處於求生的最佳狀態,甚至為人類建立開發新知識技術、淘汰無用訊息的基礎。

 

追趕deadline以外的選項

我今日要做甚麼?這問題對部分人來說不易回答,但今日是哪些事的最後限期(deadline)就非常明瞭,於是趕及限期(meet the deadline)成為每日的工作項目,工作目標以至內容都在瞬間界定妥當。然而這種由外力逼使自己工作的方法成效低下,本文意圖刺激slashie和探究工作模式的同好思考,提出以「工作排程」主導的模式,取代追趕限期。

 

所謂以工作排程主導,即是某人計劃如何分配時間,運用於工作之上,簡言之就是甚麼時候做甚麼。考慮這問題時要斷定各事物所需時間和最佳處理時機,例如有些人不太適合下午在戶外跑步,有些人也不希望在午餐後參與會議。為了提升工作效率,可能安排早上開會,在眾人比較清醒時,有條件縮短會議時間;黃昏跑步,沖涼後還可稍有精神進行晚間活動。

 

工作排程仍要考慮各項工作的限期,但它只是其中一項考慮因素,當然延遲辦妥仍是不佳的,與趕限期的分別是趕限期的人往往只在限期前完成工作,「做咗」、應付成為主要考慮,而少計較「做好」或進步。工作排程令人業者自主安排工作時機,減少趕限期的壓力,給予餘裕體會、謀求其他事物,例如不同工作項目的樂趣、進步餘地等。