自由工作者的时间管理（二）：时间管理四象限（上）

坊间流行许多不同的时间管理理论，而较为常用的是史蒂芬．柯维（Stephen Covey）提出的「时间管理四象限」。该理论按照迫切性和重要性，把工作事项分为四大类︰1.) 紧急且重要的；2.) 不紧急但重要的；3.) 紧急但不重要的；4.) 不紧急且不重要的。这四个大类，各自形成一个象限。每个象限内的工作事项，都应该采用不同的处理方式。这个理论有助自由工作者，按工作的缓急轻重来决定处理次序、工作时间，以及是否把有关事项列入工作范围内。要管理好时间，必须了解上述四类工作的性质，以及处理时所运用的策略。

紧急且重要的事

在第一象限的工作事项，是紧急得不能再拖延，而且要紧得不得不完成的。举例说，明天要呈交的稿件、明天早上演说时使用的电子简报，都属于这一类。从迫切性而言，由于限期极近，所以它们迫切得你即使通宵达旦都要把它们完成。从重要性而言，它们重要得你不得不做，因为你不做，明天的专栏便要「开天窗」、演说时便没有电子简报用。因此，许多人都会优先处理这一类工作，久而久之，甚至只会把时间花到这一类工作之上。然而，这个做法并不明智。

虽然这一类工作事项很紧急、很重要，但我们的时间并不应该全都花在这一类工作上。试想想，有多少项紧急且重要的事项，是为自己而做的？明天要交给客人的、明天要交给杂志社的……所谓的紧急和重要，似乎都是为他人而急、是对他人重要而已。日复日、年复年，白了少年头，才发觉一生都在赶限期，不就等于一直都在为他人作嫁衣裳吗？此外，如果一个人一直都著眼于明天要完成的事项、下星期要完成的事项等，更遥远的将来都不去想，那不是太短视吗？许多很要紧，但不紧急，甚至没有限期的事，一直都等著我们去做，例如多阅读、多做运动等。可惜，因为它们都没有迫切性，所以总被我们置诸不理。

面对第一象限内的工作事项，我们要留意两点。首先，我们应该尽可能预早把它们完成。既然这一类工作事项是很重要的，那么我们便不容有失。若硬要把他们一拖再拖，到了最后关头才处理，那么忙中有错的机会便会增加。因此，预早完成，也等于给自己应变、检查、修改的机会。

此外，我们应该用最快的速度把它们完成。虽然它们很急紧、很重要，但别忘记这些事情都是为他人作嫁衣裳的事。你要对自己好一点，就应该以最快的速度完成要交给客人的工作，然后把时间留给自己。哪怕是多阅读以增广见闻，哪怕是陪家购物，哪怕是做运动减肥，虽然不紧急，但对自己来说都是很重要的。因此，我们应该以最快速度完成第一类事项，不应因为它们很重要、很急紧，就要一切事项让步，然后把全副精神、所有时间都奉献给它们。

不紧急但重要的事

在第二象限内的工作事项很重要，而且大多是对自己重要，但对其他人不重要的，它们的完成限期较遥远，甚至没有限期。完成限期较遥远的，例如三年后要呈交的博士论文。有些博士生在第一、二年，会把时间都放在第一象限的工作之上，而博士论文则没有多少进展，因为他们认为其他事项都较为紧急。结果，到了最后半年，撰写博士论文这件事，就由第二象限放到第一象限，变得十分紧急了！如果在头两年半，教学工作很繁忙，以致没有时间撰写博士论文，那么到了最后半年，为甚么又可以一边教学，一边撰写博士论文？这就说明了，只要事情有迫切性，许多人就能够赶快完成。可惜，本来可以用三年时间做得更完美的事，却要用半年时间匆匆忙忙去完成，质素可想而知。

第二象限内，有些工作事项是没有限期的，就如上文提及到的多阅读、多做运动。让自己增广见闻、丰富自己的内涵，以及强健体魄都是十分重要的事。然而，这些事项都没有限期，离开校园后，再没有人强迫你一个月要阅读多少本书。没有教官、教练在旁，也没有人会强迫你在指定时间内做多少运动。结果，这些很重要的事项，就会因为没有迫切性而被置诸不理，日复日、年复年，时间都花在第一象限内的工作上。

面对第二象限内的事项，我们要留意三点。首先，我们一定要预留时间做第二象限内的事情。如上文所说，我们总会把时间花在第一象限内事项上，总爱把时间用来为他人作嫁衣裳。我们常常以「不紧急」为理由，而不做「不紧急但重要的事」，最后把它们忘记。但我们亦可以以「重要」为理由，提醒自己不要放弃。纵使没有人强迫我们做运动，但不代表做运动不重要。到了身体出现问题，做完手术，才做复康运动，是否大家想看到的结果？我们一直都希望多抽时间陪伴家人、朋友，但这些事情看似没有限期，今天不陪他们，明天也可以陪。然而，人生在世，谁的生命没有限期？而且，不明白爱要及时的话，要到了彼此关系疏淡如水时才见面吗？因此，如果事情是重要的，哪怕它暂时没有迫切性，我们都应该紧记它的重要而不放弃。写在行事历 也好、贴在书桌面也好，总之不要让自己忘记第二象限内的事事。

此外，我们还要持之以恒做第二象限内的事情。第二象限内的事情有一个特点，就是有很长的时限去做，甚或没有完成限期。以写论文和做运动为例，许多人会告诉自己，今天不做，明天多做一点，结果就变成了一拖再拖。大家不妨在时间表内，定一个时间来做这些事情，每星期多少次，每次做多少小时等。时间久了，便会发现日子有功。持之以恒的力量是很大的。

总而言之，第一象限及第二象限内的工作事项，都是重要的，只是前者较为紧急，后者不紧急。然而，我们常常因为不紧急而忘记，甚至放弃了第二象限内事情。因此，我们应该尽早以及尽快完成第一象限内的工作事项，多抽时间并持之以恒地做第二象限内的工作事项。第三象限及第四象限，将会于下一篇文章论述。