活动规划系列｜原来活动、派对场地要这样选！搞定举办活动中最重要的环节
订定场地大方向
通常客户对于场地会有一个大概的想法， 如果没有的话，你可以与客户进行讨论，透过活动的性质来决定场地的方向。是要找寻户外的场地？市中心的会议室？还是高级餐厅？还不知道要选择什么样的场地，看看12种活动场地的类型。
在确定大方向以后，你就可以根据活动的对象以及性质来做一些深入的场地研究。
你应该要知道：
- 活动的主要参与人
- 活动的目的
如果活动是要为大公司的高层经理人举办一场庆祝会，且他们有足够的预算，那么就选一个感觉奢华、特别的场地，或许是一个可以看到海景的五星级饭店？
如果是要为一个刚出道的年轻作家举办一场新书发表会，那么在市中心有格调的DJ酒吧或许是一个好选择。
你所选择的地方应该要符合你所需要的环境与氛围，不要试著把一个图书馆改造成夜店，因为不仅耗时费力，成果不一定会达到需求。
调查场地
在找到大方向以后，你就要开始细查各个场地，你需要考量到以下几点：
- 交通
交通是一个非常重要、却常常被忽略的一个要素。你需要思考宾客是否可以方便的到达活动场地？是要乘坐大众运输吗？还是要乘坐计程车？如果乘坐计程车的话，是否有足够的继承车来承载活动的人数？如果没有方便的交通工具的话，是否要包巴士或是车子接送？如果有许多外地来的宾客的话，是否要办在高铁站或是火车站的附近？如果抵达场地的交通时间很长的话，便会影响到活动的时常以及预算。
- 停车位
如果离大众交通运输较远的话，那么需要考量场地或场地附近是否有足够的停车场。你可以再活动当天试著订下附近的停车场，并把这个成本加在活动票价中，或是给宾客加购停车的选项。或许你也可以跟台湾大车队、Uber等计程车公司谈合作的优惠价格。
- 容纳人数
你必须事先询问场地的大小以及容纳人数，确保宾客有足够且舒适的空间。
- 最低消费
如果场地有低消的限制，你可以以你的过往经验判断你的活动是否会符合低消。如果超过低消很多的话，那么你就有空间可以跟厂商谈一些优惠，看看他们是否可以提供额外的服务，比如说免费的无线网路等等。
- 服务以及设备
你必须确保场地有你需要的设备，是否有符合需求的桌椅？是否有厨房提供餐点？如果你需要叫外烩的话，那么是否符合场地的规范？是否有清洁人员可以帮忙设置或是整理场地？是否有投影机、音响等设备？
- 活动平面图
可以向厂商索取平面图来规划活动的空间，你可以大概想一下大概会有哪些活动？你会需要什么样的设施？宾客的动向大概会是什么样子？柜台要摆在哪里？舞台要放在哪里？这些都会是你决定场地的重要要素。
- 场地的隔音
如果你的活动是办在晚上的话，那么隔音便是一个重要的考量。低天花板的场地或许会比较温馨，但是当人多的时候便会相当吵杂。但相反的，过大的场地会有回音，如果是座谈会或是演讲的话，就不一定是好选择。
- 洗手间
如果活动时长长的话，洗手间是一个必要的设施。如果场地没有提供洗手间的话，那么你应该事先找找离场地走路距离的公共厕所，并且事先确定活动当天是可以使用的。
- 费用
最后，也是最重要的，你必须确保场地的费用在预算内。别忘了，如果你一次订购多项服务，或是费用较可观的话，可以与厂商商量提供优惠或是额外的增值服务。
- 场地评价
在考量了以上这些硬体以后，你可以上网参考别的用户对场地的评价以及照片。有时候，一个场地官方拍的冠冕堂皇，但是真的举办活动的时候又是另一回事了。如果可以，建议还是要去现场看看环境。
预定场地
如果是大型活动，通常建议在四到六个月前就定好场地，这样才有足够的时间去规划其他的细节以及行销活动。你可以先想好两到三个活动日期的选项并准备一份适合的场地清单，然后再一一询问是否在指定日期开放预订。提前预订通常也可以拿到优惠的价格。
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