【简报思维】简报做不好？我故意的。而且你可能没搞清楚简报目的与对象 | 刘奕酉

我们都有过这样的经验：某公司或某公务机关对外的简报，怎么会做成这样？也太不专业了吧？

等等，所谓的「专业」对你来说代表什么？内容深度？含金量？还是美丑？这些其实跟你的专业背景与主观认知有关，更关键的是，你是简报设定的听众吗？

好简报只为对的人

一份简报会有设定的目的、对象与预期行动，希望目标对象（TA）照我们期望的采取行动。一般而言，目标对象的历程会有五个阶段：我想听、我要听、我听懂、我相信、我行动（其实类似行销漏斗的概念），所以我们要将简报做的吸睛、容易理解、有说服力，目的就在于提高每一阶段的转换率。

反过来说，如果我不希望别人关注、听懂，或是引起不必要的回应呢？当一个行动势在必行，多数人的反对也是可预期的，你会选择怎么做？你可能会问：简报不就是为了让对方理解、有效沟通，进而让对方愿意行动吗？

目标对象的态度决定了简报的制作方向

是没错！但这是在你必须说服对方的前提下，而在许多领域，比如说商业、政治，还有许多方式可以达成目的。所以，没必要将简报做到你期望的水准或方式，而且「你」如果不是他的目标对象，那更不需要在乎「你」是怎么想的。反过来说，将简报做的更专业，能否改变目标对象的态度呢？如果不行，显然是内容本质的问题，又何必浪费精力在简报上呢？

其次，目标对象不一定都会从头经历所有阶段，有些铁粉直接在最后一个阶段蓄势待发，有些反对者永远就停在「我相信」的门前；在一些组织中，上对下的简报，你别「不得不」行动；对于多数人引颈期盼的，也会从第四阶段「我相信」开始。

请把价值放在对的地方

大型企业都会制定企业识别系统（CIS）以及简报模板给员工使用，而研究机构更会要求研究分析报告必须有制式格式，包括图表和色彩的使用。这是因为企业希望你产出的价值在于你的专业与洞见，而不是花时间在简报上面，这是可以由相关单位或外包处理的，制作简报的时间就是成本，而企业请你来的职位需求上如果没有「专责制作简报」那就不该花太多时间在上面。这是你的个人竞争力，不是企业的必要成本。

企业衡量简报的价值：不只达成目的更要省时省力

当简报者不需要费心让目标对象经历这些阶段时，自然就会反映在简报的呈现上。你当然可以做得更多，那展现的是你的品牌与高度，但值不值得？可能需要全盘的考量。以企业来说，就是用财务观点来看待一切活动「不只达成目的，更要省时、省力」以此检视不必要的活动。我们的「必要」可能只是别人眼中的「不必要」。

做简报前先想想「可以不做简报就达成目的吗？」

只要「换位思考」想想简报者的目的是什么？希望目标对象采取的行动？目标对象的态度又是如何？就不难理解为什么做出来的简报会是这个样子了。

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刘奕酉｜铂澈行销顾问策略长、企业培训顾问、畅销书作者

拥有高科技产业十多年策略行销与高阶幕僚经历，为台湾少数具有深厚实务背景的商务顾问，专注提供企业与职场工作者在思考、表达与问题解决领域的培训与顾问服务。同时也是职场生产力作家，多家出版社、社群媒体指定邀稿对象；一年阅读百本书、写作百篇以上职场文章，以知识萃取、高效产出与全息图解而广受好评。

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