【简报思维】学会模组化思维，做简报就像玩乐高一样简单

「如果做简报也能像玩乐高一样，该有多好！」

十多年前，同事的一句话点醒了我。那时，我还是担任统计工程师的角色，负责撰写决策支援系统的程式模组，包括统计分析模组、统计图表模组与资料处理模组。对工程师来说，写程式肯定比做简报有趣多了！

「是啊，就像写程式模组一样，不管是套用、还是修改都有效率多了！」我笑著回答。

或许在那时，简报模组化的概念就已经在我心中萌芽了。

模组化的概念在许多地方并不是新颖的想法，像是程式撰写、系统开发或是零件制造，先建立模组再依照需求组装，不仅可以加快成品的速度、维持一定的品质，也能降低升级的难度，只要局部调整即可。

与多数人生活比较贴近的例子，应该就是乐高积木了。

如果要组装出一只大象，我可能得想半天；但是，如果有一份说明书，我想人人都可以轻松的组装出一只大象，甚至有人可以基于这样的架构，发挥巧思改变成其他造型的大象。

如果套用到工作型简报，是不是可以根据工作场景的需求，比如进度报告（大象）或工作报告（长颈鹿），找到一个报告框架（说明书），搜集对应的内容（积木）组装起来就好了？我将这个概念落实到日常的工作报告中，发现真的可行。

有没有想过，简报对象的痛点是什么？找到简报的甜蜜点，就能让对方买单

从大学时期开始，我就是个简报重度使用者，总是试著如何做出更好的简报效果。

毕业后进入半导体产业，先后任职统计工程、大数据系统开发、产业分析、业务行销、策略行销与业务幕僚等职务，不只在工作上大量运用到简报进行沟通与会议讨论，也需要负责制作对内部高层主管的策略报告，以及对外部客户的产品与销售简报。

在这个过程中，我体认到跨领域、跨层级的简报沟通上存在著许多困难，比方说：

▍同时面对不同背景、层级的与会者，如何做到有效沟通与说服？
▍帮主管或业务同仁制作简报时，如何兼具内容的弹性与功效？
▍面对突然其来的简报需求，如何快速组织一份简报？
▍报告时间临时被缩减，如何从容地应对说重点、讲中点？
▍如何将研发单位的专业简报重新组织为客户看得懂的销售简报？

由于角色转换的缘故，累积了大量简报实务的经验，我知道如何做好简报，更懂得如何让简报发挥成效，解决工作上的难题。

为了满足时间弹性与简报对象多元化的要求，发展出一套结合系统思维、敏捷思维与商业思维的「模组化」简报思维，也成功解决了上面这些难题。

成为简报顾问之后，在企业培训与顾问辅导的过程中，除了询问学员的需求之外，我也会与主管、训练单位窗口沟通，希望了解做为「听取简报」的对象，他们发现的问题是什么？

▍简报内容太冗长，没有重点。
▍太多术语听不懂，没办法理解想传达的讯息。
▍简报背景交代不清，不知道在说什么。
▍结论缺乏有力的根据，没有说服力。
▍资讯过于零散，不清楚想要传达什么。
▍看不出整体架构、前后内容的关联性，像流水帐。
▍很多数据与图表，但没有比较基准，无法作为判断的依据。
▍每个人的内容都差不多，看不出独特性。

这些「听取简报」的对象，不论是你的同事、主管、高层或是客户，他们希望你的简报能做到的是「清楚传达与我有关、对我有用的资讯，做为下一步行动或判断的依据。」

视觉效果、表达技巧，确实有提升简报成效的作用，但那就像是「一」后面的零。再多的零，没有那个「一」也不具任何意义。相反地，有了那个「一」，那么后面的零就能发挥十倍、百倍的功效。

而「与我有关、对我有用的资讯」就是那个「一」

．厘清目的、对象与有效方式（与我有关、对我有用的资讯是什么？）
．合乎逻辑、简明扼要的架构（如何让我觉得：言之有理、言之有序？）
．连贯主题、精准表达的内容（具体来说是：言之有物、言之有据？）

先做到「一」让简报产生成效，再来思考如何增加后面的零，让对方有更好的理解、更快的认同、更高的意愿采取你期望的行动。

而「模组化」简报思维，就是帮助你如何做到这个「一」的甜蜜点

（注：高尔夫球术语，只要打中杆头的「甜蜜点」，球就会飞得特别高、特别远）

模组化简报思维的三大核心价值

模组化简报思维，是一种结合了系统思维、敏捷思维与商业思维的简报思维，三大核心价值自然也是从这三种思维延伸出来的，包括：

系统思维：简报不是独立的工作，而是解决问题的过程

以终为始，但是终点不是「做好简报」而是「采取行动（让简报有效）」，起点不是「准备简报」而是「解决问题（工作的展开）」。

从展开工作的开始，就先预想如何让未来的一场简报有效？需要具备那些条件？所以展开工作的过程中，就是满足这些条件；解决问题的过程中，就在完成简报的内容。

敏捷思维：拆解简报的关键成功因素，做有价值的事、增加应变弹性

根据目的、对象与场景，拆解简报的关键成功因素，将有限的资源、时间投入到最有价值的环节上，或是透过协同合作的方式多头进行，在最短的时间内创造最大的效益。

另一方面，将简报内容拆解模组化，在有限的时间内，都能组织对应的简报内容，从容面对各种报告场景，提升应变的弹性。

商业思维：简报不只是解决问题，更要创造个人专业价值

商业思维，就是创造价值的思维。

报告的价值，不仅仅是为了应付主管的要求，而是展现你工作价值的最好机会，所以千万要把握每一次报告的机会，展现出自己的工作成果与专业价值。

解决问题的同时，也在完成报告的内容

对于职场工作者来说，时常需要透过报告来完成工作上的任务，最常遇到的困扰有三个：

▍想不清楚：我不知道该说什么？
▍说不明白：我知道要说什么，但不知道该怎么说才好？
▍说得太多：将所有准备的资料全都塞进报告中

你会认为报告是一件苦差事，是因为你把报告与完成工作，当作是不同的两回事。

你觉得把工作完成是份内的责任，而报告只是额外的工作，所以你会认为做好报告只是为了应付主管的要求；如果主管没有要求，你也不会想要整理这份报告。

报告其实可以不必是额外的工作，只要你懂得想著报告来解决问题，把准备报告与解决问题同时进行。如何做呢？在工作一开始的时候，就想著未来做简报时的画面，可能是一场专案启动会议、工作进度报告，或是专案成果简报。

然后想想，在那个简报的场景，会有谁听简报？在乎哪些事？你又该说什么？怎么说？才能达成简报的目的？接下来的工作，就是把要报告的那些事情具体做出来。

高效工作者会同时解决问题以及准备报告，做好超前部署｜我用模组化简报解决99.9%的工作难题

请你想像以下这个场景。

你和你的同事一起在会议室里，主管向你们说明了这次的专案内容，并告诉你们先做好准备，二周后会有一场会议，正式启动这个专案。

好，这时候你有什么想法？你会开始著手准备二周后的这一场会议？还是什么也没想，回头继续手上的工作，等主管有进一步的交办事项再说？

让我来告诉你，我是怎么做的。

01首先，我会想像一下，这个专案完成后可能会有一场成果报告，到那时候我打算如何进行这场成果报告？有谁会在现场？他们又会想要听到什么？所以我该准备哪些内容？内容又该需要那些素材？

02其次，我会思考从现在到最终的成果报告这个过程中，又会经历那些报告的场景？比方说，二周后的专案启动会议、中间的进度报告，可能还会有一些专案变动的会议，到最后完成后的成果报告。

03最后，我会在脑中就会先设想这些会议的报告中，需要哪些内容？什么素材？那么，现在开始就是逐步搜集这些素材、完成这些内容，同时也在一步一步的解决问题，朝完成专案的目标推进。

换句话说，我在将工作任务推进的过程中，就在为之后可能的报告在准备素材与内容了，而不是等到要报告了才开始准备搜集资料、构思内容、然后做报告。

运用模组化思维就能超前部署，在解决问题的同时也在准备简报，从容面对各种突发状况。

本文收录于《我用模组化简报，解决99.9%的工作难题》一书

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刘奕酉｜铂澈行销顾问策略长、企业培训顾问、畅销书作者

拥有高科技产业十多年策略行销与高阶幕僚经历，为台湾少数具有深厚实务背景的商务顾问，专注提供企业与职场工作者在思考、表达与问题解决领域的培训与顾问服务。同时也是职场生产力作家，多家出版社、社群媒体指定邀稿对象；一年阅读百本书、写作百篇以上职场文章，以知识萃取、高效产出与全息图解而广受好评。

相关著作：《我用模组化简报，解决99.9%的工作难题》、《高产出的本事》、《20道资料视觉化难题全解析》

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