【Ï】老板看不懂我们的讯息，通常是员工的错？《麦肯锡写作技术与逻辑思考》教会你提升文字表达能力 | Ïvy

Ivy看了这本书提升汇报工作的表达能力。在工作上比起口头沟通，我更需要大量的文字沟通。有时候主管不在办公室，或我们刚好在外面，还有未来远端工作的盛行，文字表达能力只会越来越重要。

当初我买这本书，是想要在汇报工作时，我能用一句话回复主管所想知道的答案，因为主管会一直问来问去我觉得超烦阿，想一句话塘塞他XD。或者是Ivy表达不够清楚，所以主管才问题一堆，于是刚好看到这本书，我的救星！

主管：最近公司业绩如何？
员工：是……。最近一季销售额为两百万。营业利益一百万，自由现金流量为九十万。昨天股票收盘价……。
主管：喔！所以呢？
员工：还有销售成本……
主管：我是问你「业绩怎么样？好还是不好？」
员工：喔！似乎回升了不少。
主管：好啦！有上升就是了，我知道了……。

你们也有这样类似经验吗？回复主管不是他要的答案？主管要的是「评价」讯息，可是员工却不断传递「记述」讯息。原来讯息还有分类呀……

＃记述讯息

描述事务的景象和现象本身叫记述讯息。例如：「这个宝特瓶得容量为五百毫升。」先不管传递者传达这句话的意图或暗示，他就是在表示这个宝特瓶的容量为五百毫升。

「东京铁塔高三百三十三公尺」、「Ａ公司共有五千名员工」，这都是记述讯息，同时也都在描述一个现象。

＃评价讯息

表达某一景象或现象的好坏叫评价讯息。跟前面相反，评价讯息表现出情况或现象的好坏。例如：「这个宝特瓶真漂亮。」、「东京铁塔是一座美丽的高塔。」。

这些都是属于评价讯息，都强调表现出「好」的解释。像我们去一家餐厅吃饭后，会去评论这家餐厅好不好吃。

＃规范讯息

要求事物应有的状态，以及人该采取的行动叫规范讯息。例如：「这个宝特瓶的容量应该要有五百毫升。」、「游客应该登上东京铁塔。」

这些都是属于规范讯息，但规范讯息有很多种表现方式。例如，请求式的「拜托你，登上东京铁塔吧」，还有命令式的「你一定要登上东京铁塔。」也都属于规范讯息。

以上三种讯息，可以运用在职场上不同的状况，如果是公司角度想规范制度，就用规范讯息，若是主管问我们业绩如何，我们就可以使用评价讯息。

书中有提到，三种可以互相运用，或者我们使用记述讯息，对方会以为是评价讯息，而影响了对产品的看法。例如：「这台笔电耐用度很高」，「耐用度高」为记述讯息。没有清楚表达好坏的判断，但接收者通常会认知：耐用高＝好。是不是很好玩！

＃说话没主词，别怪人家不懂你意思

我们亚洲文化，习惯讲话模糊又迂回，反而是造成沟通不良的地方。我们比较不常使用主词，例如：英文的「I love you」，中文我们通常习惯说「爱你」或「喜欢你」，我们会省略主词，但在职场上省略主词是大忌阿。

职场上有些人讲话都讲关键字，不把句子讲清楚，我们怎么听得懂呀？！我们秘书/特助，在这方面真的是扮演关键角色，有时候还要负责翻译中文。所以，避免误会，建议还是把主词叙述出来。

＃让对方自行解释主词，很不保险

欠缺主词容易造成很大的误解

两位大大沟通根本不在一个频率上呀！只顾著讲自己的话。由于我们要申请大陆营业执照才有办法使用大陆某厂商的系统。他们所讲的厂商完全是不同方向的，一个是营业执照厂商，一个是系统的厂商。

所以表达越仔细越好，连厂商名字阿、具体的事情等等。除非你们默契很好，不需要主词帮忙。

#想要活化思考，加上及物动词就对了

想像一下，如果车站广播是「请注意，车掌要关门了」，可能会发生什么状况？月台上想要上车的乘客会嚷嚷：「先不要关！」、「为什么关起来了？」，可能会开始找对象来交涉或提出要求。

使用及物动词，可以意识到行为者，因为行为者是活生生的人，他抱持著意图、意志、希望，传达给接收者后，可以刺激对方脑部。因此，在逻辑表现上，作者鼓励大家使用及物动词来思考事情。

＃要对方方别想、照办，你就用不及物动词

「门要关了！」听起来如何？感觉像门会开开关关是自然现象。听起来就像契约书上面会出现的「不可抗拒的力量」，找不到行为者，「无奈」只好接受。

别卖弄悬疑，一开始就讲重点。一开始上述对话，当老板问我们公司业绩状况时，老板只是想知道重点结果，是「好」还是「不好」？在传达最终讯息给对方的阶段中，由上而下法最具效果。最好不要表达像推理剧或悬疑剧，直到最后才揭晓谜底。

在社群软体的时代，更何况远端工作者无法即时接电话时，文字表达能力越来越重要。还有职场上如何表达让主管直接抓到重点，让主管听到他想听的话，而不是自顾自地表达我们想表达的。文字表达也是种学问，要怎么表示让人听得懂，以及运用文字的力量影响对方进而达到我们想达到的目标。

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