【Ñ】社交软体群组工作术 如何精准运用展现专业？

从Ñ出社会的这几年，用Line或whatsapp/wechat建立群组已经是职场常态。群组这种事很有趣，总有一个全公司/大team群组(通常只有老板或高层会发言)，然后肯定有个剔除老板的群组，往下是排挤主管的群组，同事之间按派别还会细分，揪团购或者揪吃饭的也会另开，比较烦的客户也喜欢拉一个，甚至常合作的厂商也会有，上班族们周间几百则未读可能是常态，但你愿意已读(或者逼不得比必须已读)的可能就那几个(◐‿◑)

主管或老板们每天在群组流窜的讯息大大小小几百则，如果今天需要用来汇报工作事项，怎么样才能让你的文字映入上级眼帘，达到有效沟通而不是被「已读不回」？

标题明确、列点列项、格式统一、往后缩排、善用图形符号

（以下举例两种群组汇报讯息的文字）

范例一：

范例二：

和上级用社群汇报同样几件事，相范例二的格式绝对比前面来得清晰。

把标题列出，所有事件列点列项，由于社群软体无法像文书软体可以缩排，因此善用符号让版面对齐、视觉上统整划一是必要，重要的询问事项前可以加上手机或社群内建emoji，让阅读者快速抓到重点。

这样做的好处还可以让双方来回沟通时可以减少沟通误解。

举例来说，读到范例二的讯息，上级可以快速回复「1 ok 、2ok、3要跟xx询问、4 ok、5这版设计有点丑，让我再想想」

「以上收到。针对5，避免耽误客户排程，建议周五前回复，感谢老板。」

社群上的文字沟通，这样是否清晰明了了许多呢？

发出去的讯息泼出去的水，先到个人群组快速确认后再forward

大家可能都有发生过相同情形，假设你按照上面方法清楚列点列项，却在未完成前手滑敲到enter，结果老板秒读回你一个「？」…那种冷汗直流尴尬到爆的记忆是否很清晰？虽然目前的社群都有伟大的「收回」功能，但发生次数多了，难免给人粗心或者不专业的印象。

这时候善用「个人群组」就是一个很棒的方法。

一人群组，顾名思义就是「建立一个群组，然后那个群组只有你一个人」。
一人群组除了用来存连结、当临时记事本都很好用以外，在工作上最重要的是「可以先把要丢给上级或者重要客户的讯息传到群组，自己快速review一遍没问题后，再forward给出去」

这样做的好处有三个：

1. 确保传出去的资讯正确，同时检查错别字。
2. 上班时间大家习惯使用电脑，但别忘了上级们也有看手机读讯息的可能。用电脑丢出去后再打开手机快速看一眼，确保排版整齐干净，如果自黏在一起，切记回头再调整新增空行。
3. 讯息没打完按到enter也不尴尬

至于群组怎么建立，相信大家都很熟悉，不懂的建议google，绝对能搜出比我专业的逐步教学版(◐‿◑)

延伸阅读：【Ñ】公关(PR)面试第一关，写中英文新闻稿的关键诀窍

补充：Line近期有推出「keep笔记」，听说是类同功能，但由于N的个人群组已经累积多年重要资讯，就没有再更新使用，也欢迎大家分享使用过keep笔记的心得或者bug。

工作相关群组换上「指定背景色」，帮助你提高警觉！！

先不多说，与各位分享我前天在朋友Story滑到的超有梗动态。

丢错讯息这种经验相信大家或多或少都会有，有的时候文字打太快以为在跟朋友抬杠也的确很难避免。

Ñ也是一个快言快语的人，铸过几次大错后就听了当时同事的建议，把所有工作相关群组的背景色都调成最讨厌的「粉红色」，从此粉红色的群组在我眼里成了警讯，点进去要丢讯息之前都会反射性三思，大幅降低很多造孽的机会。 最后快速统整，关于「使用社群沟通工作的小秘诀」这件事，来自Ñ的自身惨痛经验，希望这篇分享能帮各位施主少走点弯路。

• 秘诀1：标题明确、列点列项、格式统一、往后缩排、善用图形符号
• 秘诀2：发出去的讯息泼出去的水，先到个人群组检查后再forward
• 秘诀3：工作相关群组换上「指定背景色」，帮助你提高警觉！！

补充说明：由于台湾目前的沟通多数以Line为主，所以这篇文章思考出发点都是使用「Line」的心得。Whatsapp跟wechat其实也大同小异，大家有任何想讨论的地方欢迎写信或留言交流！社群沟通的荒谬事件如果累积够多了也许能另写一篇(◐‿◑)