自由工作者的時間管理二:時間管理四象限(上)

坊間流行許多不同的時間管理理論,而較為常用的是史蒂芬.柯維(Stephen Covey)提出的「時間管理四象限」。該理論按照迫切性和重要性,把工作事項分為四大類︰1.) 緊急且重要的;2.) 不緊急但重要的;3.) 緊急但不重要的;4.) 不緊急且不重要的。這四個大類,各自形成一個象限。每個象限內的工作事項,都應該採用不同的處理方式。這個理論有助自由工作者,按工作的緩急輕重來決定處理次序、工作時間,以及是否把有關事項列入工作範圍內。要管理好時間,必須了解上述四類工作的性質,以及處理時所運用的策略。

緊急且重要的事

在第一象限的工作事項,是緊急得不能再拖延,而且要緊得不得不完成的。舉例說,明天要呈交的稿件、明天早上演說時使用的電子簡報,都屬於這一類。從迫切性而言,由於限期極近,所以它們迫切得你即使通宵達旦都要把它們完成。從重要性而言,它們重要得你不得不做,因為你不做,明天的專欄便要「開天窗」、演說時便沒有電子簡報用。因此,許多人都會優先處理這一類工作,久而久之,甚至只會把時間花到這一類工作之上。然而,這個做法並不明智。

雖然這一類工作事項很緊急、很重要,但我們的時間並不應該全都花在這一類工作上。試想想,有多少項緊急且重要的事項,是為自己而做的?明天要交給客人的、明天要交給雜誌社的……所謂的緊急和重要,似乎都是為他人而急、是對他人重要而已。日復日、年復年,白了少年頭,才發覺一生都在趕限期,不就等於一直都在為他人作嫁衣裳嗎?此外,如果一個人一直都著眼於明天要完成的事項、下星期要完成的事項等,更遙遠的將來都不去想,那不是太短視嗎?許多很要緊,但不緊急,甚至沒有限期的事,一直都等著我們去做,例如多閱讀、多做運動等。可惜,因為它們都沒有迫切性,所以總被我們置諸不理。

面對第一象限內的工作事項,我們要留意兩點。首先,我們應該盡可能預早把它們完成。既然這一類工作事項是很重要的,那麼我們便不容有失。若硬要把他們一拖再拖,到了最後關頭才處理,那麼忙中有錯的機會便會增加。因此,預早完成,也等於給自己應變、檢查、修改的機會。

此外,我們應該用最快的速度把它們完成。雖然它們很急緊、很重要,但別忘記這些事情都是為他人作嫁衣裳的事。你要對自己好一點,就應該以最快的速度完成要交給客人的工作,然後把時間留給自己。哪怕是多閱讀以增廣見聞,哪怕是陪家購物,哪怕是做運動減肥,雖然不緊急,但對自己來說都是很重要的。因此,我們應該以最快速度完成第一類事項,不應因為它們很重要、很急緊,就要一切事項讓步,然後把全副精神、所有時間都奉獻給它們。

不緊急但重要的事

在第二象限內的工作事項很重要,而且大多是對自己重要,但對其他人不重要的,它們的完成限期較遙遠,甚至沒有限期。完成限期較遙遠的,例如三年後要呈交的博士論文。有些博士生在第一、二年,會把時間都放在第一象限的工作之上,而博士論文則沒有多少進展,因為他們認為其他事項都較為緊急。結果,到了最後半年,撰寫博士論文這件事,就由第二象限放到第一象限,變得十分緊急了!如果在頭兩年半,教學工作很繁忙,以致沒有時間撰寫博士論文,那麼到了最後半年,為甚麼又可以一邊教學,一邊撰寫博士論文?這就說明了,只要事情有迫切性,許多人就能夠趕快完成。可惜,本來可以用三年時間做得更完美的事,卻要用半年時間匆匆忙忙去完成,質素可想而知。

第二象限內,有些工作事項是沒有限期的,就如上文提及到的多閱讀、多做運動。讓自己增廣見聞、豐富自己的內涵,以及強健體魄都是十分重要的事。然而,這些事項都沒有限期,離開校園後,再沒有人強迫你一個月要閱讀多少本書。沒有教官、教練在旁,也沒有人會強迫你在指定時間內做多少運動。結果,這些很重要的事項,就會因為沒有迫切性而被置諸不理,日復日、年復年,時間都花在第一象限內的工作上。

面對第二象限內的事項,我們要留意三點。首先,我們一定要預留時間做第二象限內的事情。如上文所說,我們總會把時間花在第一象限內事項上,總愛把時間用來為他人作嫁衣裳。我們常常以「不緊急」為理由,而不做「不緊急但重要的事」,最後把它們忘記。但我們亦可以以「重要」為理由,提醒自己不要放棄。縱使沒有人強迫我們做運動,但不代表做運動不重要。到了身體出現問題,做完手術,才做復康運動,是否大家想看到的結果?我們一直都希望多抽時間陪伴家人、朋友,但這些事情看似沒有限期,今天不陪他們,明天也可以陪。然而,人生在世,誰的生命沒有限期?而且,不明白愛要及時的話,要到了彼此關係疏淡如水時才見面嗎?因此,如果事情是重要的,哪怕它暫時沒有迫切性,我們都應該緊記它的重要而不放棄。寫在行事曆 也好、貼在書桌面也好,總之不要讓自己忘記第二象限內的事事。

此外,我們還要持之以恆做第二象限內的事情。第二象限內的事情有一個特點,就是有很長的時限去做,甚或沒有完成限期。以寫論文和做運動為例,許多人會告訴自己,今天不做,明天多做一點,結果就變成了一拖再拖。大家不妨在時間表內,定一個時間來做這些事情,每星期多少次,每次做多少小時等。時間久了,便會發現日子有功。持之以恆的力量是很大的。

總而言之,第一象限及第二象限內的工作事項,都是重要的,只是前者較為緊急,後者不緊急。然而,我們常常因為不緊急而忘記,甚至放棄了第二象限內事情。因此,我們應該盡早以及盡快完成第一象限內的工作事項,多抽時間並持之以恆地做第二象限內的工作事項。第三象限及第四象限,將會於下一篇文章論述。