书评-《职场必修！高效可视化工作术》：看似反直觉的可视化记录法竟是职场及人生的魔法？
职场必修！高效可视化工作术：不加班、不瞎忙、不崩溃，实现Work-Life Balance！
作者：谷口和信
出版社：今周刊
出版日：2025/03/27
在智慧型手机发明、LINE出现以前，当时的上班族想必没想过自己能随时接收到来自老板、同事、客户的讯息，也没想过自己会因此陷入24小时待命的窘境。但真正令人害怕的，是「便利」与「高效能」背后的陷阱，那就是工作看似永远没有做完的一天，全新的科技没有解放我们的生活，反而变成了工作的奴隶...
如何在工作与生活中达到平衡
事实上，早在阅读本书以前，坊间也有不少「秘诀」，教导读者如何从有限的时间中解放出来，例如曾经流行的《子弹笔记术》也有异曲同工之妙，而无论是西方的子弹笔记术还是东方的高效可视化工作术，他们的重点都在于：如何记录下工作的内容。
就像健身的人会计算卡路里，要成功的将「工作瘦身」，就必须要记录下来每日的工作，虽然这听起来好像是废话，但你相信吗？「记录」其实是一件很反直觉的事情。
有效却反直觉的可视化记录法
已经忙到不可开交的读者普遍会有一个想法：工作已经很忙了，怎么会有时间去誊写自己的工作项目以及待办事项？其实，这也是我在动笔真实记录下每日工作量将它可视化以前的疑虑，但记录的本身其实就是一种复习、是一种理清每日/每周工作量的一种可视化方式。它额外的好处还有：免除未来会「想不起来」的压力(当下都觉得是小事，但事后回想很废脑)、增加准确率(记下来才不会记错)，而有鉴于数位器材的普及，作者也介绍了利用APP记录以及手写记录的差异跟推荐的转换方式，但无论哪一种，「记录」是可视化不可或缺的行为。
除了单次快速记录以外，将写下来的项目设定截止日期(很重要，遥遥无期的任务会导致拖延)、预计会消耗的时间、工作细节等记录下来后，再将之分门别类至不同的专案、分配至不同的时间点完成才是下一步要做的事情。也就是说，高效工作的秘诀在于：「别急著规划你的事情属于哪一类」以及「不要排斥反复誊写或移动任务至不同位置」，前者的重点在于先全盘了解接收到的任务、后者则是透过誊写以及时间分配，我们就会看出哪些事情是真正紧急且重要，又有哪些事情属于五分钟就能完成、紧急却不重要的「杂事」。
在有效记录之后并分配工作后，读者也能透过一些方式来验证自己的工作分配以及控管是否有效，其中一个方式，就是「关键炼专案管理(Critical Chain Project Management)」，意指在每日的工作时间内加入缓冲时间(通常集中在午休前、下班前的时段)，如果缓冲时间总是用完或不够，那就表示在分配工作项目的时间预估上并不精准，你对于自己正在处理的工作不熟悉(但请留意！这不代表任务没有「弹性」，而是预估跟实际执行差异过大)。而始于记录的可视化习惯，也会终于记录后的优化，作者不仅建议每日的记录、透过每日的回顾来制作更合理的时间表外，周计划表、每周的回顾也可以帮助修正在执行项目上对焦。甚至，借由记录的方式，找出自己的「黄金时段」：在哪个时候的处理效率、时间利用的品质最好，这样在面对更艰难的挑战或重要的事项时，就能优先分配到黄金时段。
简言之，「高效的可视化工作术」来自「有效的记录」。若真的不知道如何开始，就先都写下来吧！毕竟要先有资料才能分析资料。
拿回职场与人生主导权的魔法
我发现，会分享自己的记录法、笔记术的人，都有一些共通点，他们通常是「记录的狂热份子」：习惯透过各种记录法，让自己能从过去的轨迹中优化。而作者本身的工作性质，使他不得不想出一些有效的专案管理法来加速自己的工作效能，但有些方式确实看起来也较适合他本人的背景，因此，我不会说书中的每一个秘诀都一体通用，但概念不变、使用的方法也能因客人需求做客制化的调整，而无论是哪一种记录或笔记方式，因为都涉及到「未来专案的管理」，它们能改善的，往往不只是职场生活，还是人生的主导权，本书的后半章节，教导读者如何可视化自己的梦想蓝图以及规划生涯的方向，实现真正的工作与生活的平衡，我相信，在阅读完这本《职场必修！高效可视化工作术》以后，只要能抓住一两个重点、根据自己的需求去转换及优化，它将有意想不到的效益。
过去，我们没想过智慧型手机造成的是更多的工作量，未来，也许AI会解放大家的时间，或者造成更多、更琐碎的工作项目，没有人知道，但与其被动等待，不如现在就拿起笔记本和原子笔，运用可视化的笔记解救被工作淹没的自己。