管理|管理你的上司 简明扼要的汇报术

作为下属的你,管理上司的反应绝对是一项必修技能。就此,简明扼要的汇报术至关重要。今天半宅职薯就和大家分享汇报的艺术。

 

请示上司时,同时提供解决方法

上司通常都很忙,即使你看他台面一张纸也没有,办公时间又经常到咖啡店喝咖啡,那说到底是人闲心不闲,忙于找寻灵感,制定公司方向。

 

作为一个决策者,最重要是知道手上有甚么方案,权衡轻重缓急之后作出判断。所以请示上司的时候,紧记同时提供解决方法,分析利弊及道出所需资源,方便上司作出决策。

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汇报时,先讲结论后再讲解

上司的时间是很珍贵的,脑汁也很值钱。所以对于长篇大论又不中重点的汇报,通常都会感到很烦厌。

 

所以向上司汇报时,应该先一针见血讲出结论,然后才简明地逐点讲解,到上司有疑问时才再详细深入解释思考过程。因为有很多你认为很复杂的概念,其实上司一早已经明了,无需花时间再敍述一遍。

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技术方案,以行外人说话解读

很多时,上司是一位通才,下属专家是一位专才。两个角色在沟通上经常出现理解障碍。

 

如果你是专才下属的话,你必须认清一个事实:如果你不能以简单语言把复杂概念讲解的话,那代表你没有透彻掌握这个概念。所以用「人话」讲技术问题,是你的核心技能。

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听取指示后,即时建议执行方向

上司的指示往往是方向性和概念性的,执行方案由下属去思考。

 

所以当听取了上司方向性的指示时,你应该立即建议执行大纲,让上司即时决策并且批准,省却大家猜度对方的时间。

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省略细节,直接告诉上司结果

在这里,先了解上司的思考和决策方式:上司的工作就像砌一幅砌图,或者装嵌一件大模型。说得直接一点,就是把不同资源和构思连结起来。

 

上司最重视的,是下属能做到甚么,做了甚么,然后可以再做甚么。旁枝末节超出上司的脑部负荷。所以在汇报时,可以省略细节,先直接告诉上司结果。

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结语

你必须知道,上司带的下属不止你一个,如果每一位下属都滔滔不绝的向他汇报旁枝末节,那只会令上司超出负荷,失却大方向。简明扼要的汇报,其实是每一位下属都应该掌握的技能。

原文刊于 Business Digest  )

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半宅职薯 

本文由作者【半宅職薯】创作,原文刊登于【半宅職薯研習所】,如未经授权不得转载。
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