管理｜被迫终日埋首文件堆？过多文书工作反映「不信任制度」
在职场打滚的你，可能会发现自己被迫终日埋首于文件堆中：各式各样的报告、纪录、表格……等等。今天半宅职薯就和大家分析，这些工作都是源于机构的「不信任制度」。
「不信任制度」的特色
你可能会发现，在一天的工作中，花在证明自己有做事的时间，可能比真正做实事的时间还要多。
为什么会出现这种情况呢？因为你的机构行的是「不信任制度」。
「不信任制度」有一个特色，就是每一件微小的事，都可以追踪至源头：谁人负责、谁人决定、谁人执行。而当中的理据必须记录得一清二楚，方便日后受到质疑的时候由第三者进行检讨。
证明「有做事」比真正「做实事」更重要
在「不信任制度」之下，每一位员工都要有心理准备，为自己所做过的事情「解画」。
而大家也别相信负责进行检讨的高级职员有主观判断的自由。因为通常在「不信任制度」之下，每一件微小的事情，背后都会有一些明文既定程序。高级职员要做的，就是检视执行者有否根据既定程序做事。
于是，负责执行的职员，会发现证明自己有按既定程序做事，比证明自己有「做实事」（即是真正解决问题）更加重要。
若果跟足程序但解决不了问题，错不在执行者。但若果不依足程序，但却解决了问题呢？答案就是：「冇事就冇事，有事你孭镬」，因为不依足程序做事本身就是犯规。
高级职员的自保方式
当然，高级职员也有上司，难保有一天也需要受更高级职员检视工作的。
就此，高级职员大概有两种自保方式：
第一，撰写滴水不漏的办事程序，那管在现实之中执行者有否足够能力和空间切实执行。因为目的只在于满足设立程序的管理责任；
第二，不作即时决策，然后事后孔明。如有突发事件，高级职员只需说出一句说话：「根据既定程序灵活执行」。但怎样才叫「灵活」，怎样才是「犯规」呢？那就留待高级职员事后孔明吧！
这两种自保方式，足以令高级职员立于不败之地。
「不信任制度」的优劣
也许「不信任制度」会令机构既臃肿又缺乏应变能力，但对于追求稳定和流水作业的部门（通常是后勤部门），却有一定的需要。
而且当一间机构大到一定程度，高级职员无法了解每一位员工的时候，「不信任制度」不但可以确保职员办事的最基本效果，更可以把行为操守这些主观的东西客观化，制度化，方便监管控制。
但「不信任制度」却不利于追求创意，销售，研发等以结果论对错的部门。因为「既定程序」在另一边厢也可以视为制肘，窒碍职员的创意和主动性。
结语
「不信任制度」通常不适合满腔热诚，愿意付出多一点，希望做出一些实事的员工。却特别适合熟悉制度，然后在制度中钻空子，以求自身安逸的「老屎忽」。
而如果你是制度的设立者，你需要思考的便是：究竟你想建立一个稳定的组织，还是一个创新，具爆发性的组织。
( 原文刊于 香港01 )
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半宅职薯