《简报圣经》：老书推荐，IPO简报大师的故事说服术！
简报可说是许多工作的必备技能。但这样的「硬需求」，却似乎被我们的学校教育给彻底忽略。相信许多人都是进了公司，才赶鸭上架地学习如何做简报。你是否觉得虽然学了很多简报技巧，却仍无法流畅表达，总被老板或被客户叮得满头包呢？
或许你需要的不是那些技巧，而是一套「说故事」系统！
今天介绍的这本《简报圣经》，作者杰瑞．魏斯曼原本从事演艺业，却阴错阳差地开始用他在电视圈培养出的「说故事」技巧，帮助超过400家企业做IPO巡回说明会的行前训练，是这些公司上市成功的幕后推手。这本书便是传授他独门的「威力简报法」，让你只要照著做就能打造出充满说服力的简报，讲出你想表达的故事。
这书其实有点年纪，初版远在2004年，而我第一次读也已是2014年的事了。最近在统整简报知识时复习到这本书，便顺手写个心得。有趣的是，在回顾时我发现其中许多观念与写作是可互通的。以下我会分成三部分，从简报准备、制作到报告来介绍这本书，并举些我写作的应用当例子。
【威力简报的准备】
首先，不要马上打开Power Point等简报软体开始埋头苦做。有些前置作业要先完成，才能让你的说服之路走得顺遂。
〔以终为始〕
所有简报都是希望把观众从起点（一开始状态）推往终点（你预定的目的）。因此在开始简报前，先问你自己：这份简报终点是什么？你想藉这报告达成什么目标？
目标可以是取得老板认同，或让客户买单你的产品。总之，需要先把靶心找出来，再拿箭戳上去。所谓的以终为始，就是有目的地，再来规划旅途。万不可盲目地打字做动画，到最后才发现想传达的要点没有展示在简报中。
这点在写文章上也是一样的，像我在开始写之前，同样会先思考我写的目的是什么，到底想传递给读者什么讯息，才不会在文字迷宫里失了方向。
〔听众至上〕
既然简报的作用是将观众带往你期望的目标，那就不能只以自己为中心。作者说，你必须把听众与目标放在同等重要的位置，找到「听众想听」与「自己想说」的平衡点。
因此在做简报前先思考听众需要什么，这报告对他们有什么好处？从听众的角度出发，不要只专注于自己的简报上。可以利用下面的问句来帮助思考：
- 这对听众很重要，因为……？
- 这对听众有何意义？
- 我干嘛告诉听众这些？
在之后做简报的过程中，也可反复用这些问题来确认自己没有偏离观众需求。作者认为，最理想的简报就是让听众能轻松跟上你的内容，被你牵著鼻子走。只要让他们不断地产生「啊哈」的感觉，你就成功了。
【威力简报的制作】
厘清自己的目的与听众的需求后，接著要进入简报制作的部分。让我们从发想内容开始。
〔简报发想〕
作者认为，在发想内容时要遵循「先直观后逻辑」的方式。什么意思呢？简单说，就是先让大脑恣意联想，激荡出各种直觉想法，再去组织它们。脑力激荡没有限制，唯一要注意的，是联想时还是要扣回自己的目标与听众需求。
在产生一堆混乱无序的点子后要怎么组织呢？作者建议可以将所有点子，归纳成几个大概念，再将其他点子拉到其麾下（如下图）。
作者强调，请遵循「先丢再修」，抛出各种想法后再来归纳删去。许多人会想跳过这步骤，觉得：「我先直接列重点，不是比较省时间吗？」但这样的做法，往往会欲速则不达。这点与写作是雷同的，我在打文章草稿时，也会尽可能从脑中挖出各种想法后再整理。
〔选定结构〕
在决定简报需要的内容后，接著便是要用一套逻辑结构，引领听众顺风而上，直达终点。作者将这种技巧称为「结构流」。书中归纳出16种简报结构流。以下举其中3种，并用我的文章为例子。
- 模组
模组法是把相似的内容元素放在一起成为一组。不同模组没有顺序之分，可以随意更换顺序，是相对就松散的简报模式。像我在《巷弄里的台湾味》就用是这样的方式安排内容。 - 空间
当内容有层次之分时，可以使用空间法，一层一层由下而上或由外而内递进。像《如何阅读一本书》一文，就是从最下层的基础阅读，一路向上走到最进阶的主题阅读。 - 问题与解决之道
用问题吸引听众注意，再提供解方是常见的简报手法。可说内建「对你有何好处」的功能，让听众感受到「啊哈，这真有用！」。像我这篇文所使用的就是这手法。
〔设定开场〕
有了架构，接著要来打造开头。起头很重要，因为这决定了你的听众接下来会聚精会神地听你的简报，还是打瞌睡、滑手机、心系股票涨跌。我举3种大家工作上较能用的开场白当例子：
- 问题
问听众问题是很常见的开头。只要有问到点，就能轻松抓取他们的注意。 - 事实陈述
提出鲜为人知的统计资料。越惊人、越不寻常效果就越好。 - 回顾／前瞻
用此一时，彼一时的方法，制造出对比效果。利用反差，夺取观众眼球。
要注意的是，不管哪种开场白都要能够与你的「终点」连结。不要为了哗众而使用酷炫的开场。如果想学习这些开场，我觉得可以多看TED，看看讲者如何去营造他们的开头。另外这些手段，其实文章中也很常见，大家也可以看看那些你喜欢的写作者，是如何使用这些方法的。
以上就是整个「威力简报」的所有架构，书中用一张图统整如下：
〔调整视觉〕
「视觉」是简报与写作最大的不同。好的简报绝不能只把讲稿复制贴上，而是要利用图表、图形帮助观众理解你的内容。当然视觉安排并不容易，你可能会发现许多简报塞入一推图表，飘晃各种动画，却反而更不清楚到底想表达什么。
作者认为，要做出成功的视觉效果，得先从我们目光扫视简报的2个习惯讲起：
- 左向右扫视
首先在看简报时，人们眼球会习惯从左上开始，然后往至右移动。 - 换行
当内容不只一行时，眼球需要转回左边，再继续向右阅读。
所以我们安排内容时，要尽量符合眼球阅读的习惯，从左至右排列简报元素。同时要尽可能减少观众向下扫视的次数，因为过多换行会造成眼球疲乏。
让我们来看一些实际操作例子。以文字内容来说，可多使用「条列重点」而非「完整句子」。因为句子很容易超过一行，害眼球必须换行阅读。而如果要使用动画，也要遵循从左至右的动线来展示。
图表也是一样道理，不管你用的是折线、圆饼还是柱状图，都要能让观众从左至右一扫就明白它的意思。不要让他们目光上下晃好几回，都还不明白这图表在卖啥膏药。记得一个简单的概念「少即是多」，越精要明确的内容越能抓住观众目光。
【威力简报的报告】
最后来谈谈上场报告的部分。基本上，要诀不外乎就是练习再练习。不过还是有些小技巧可以让你的报告更生动。
比方说我们可以用内部串场话，来让简报串接更顺畅。像是在转折处提一些反问，如「那接下来我们要怎么做呢？」或「那我们要如何迎接市场竞争呢？」来帮助听众衔接之后的内容。
另外，在简报中也可适时地暂停，用「让我们回顾一下刚刚所提到的……」的句型，来帮听众总结内容。书中总结了12种内部串场话，大家有兴趣可以自行钻研。
除了串场，我觉得书中还有一项很好用的技巧，姑且称之为「把观众纳入句法」。可以在简报中说如下的句子：
- 让我们……
- 还记得我们前面讨论过的……
- 你们已经看到……
简言之，就是要在内容中多多带入听众，增加带入、产生参与感，让他们继续专心听下去。顺带一提，我觉得在写作中，这项技巧也很好用，会让读者有你在跟他们说话的感觉。
【总结】
总结一下。在做简报前，请先确认自己的报告的目标，并思考这对听众有什么好处；制作简报时，先脑力激荡出各种可能需要的内容，再统整删选，并利用结构流梳理简报顺序。视觉要记得从左至右安排内容动线，谨守少即是多原则；最后可用串场语让报告更流畅，同时把听众纳入来增加亲近感。
这本书的中文书名翻作「简报圣经」，虽略为浮夸，但确有所本。许多观念到现在看来依然毫不过时。可惜这本书好像绝版了。如果想读可能要找二手资源或上图书馆碰运气啰。
简报相关学习资源虽然五花八门，但我觉得万变不离其宗，建议大家可以买个一两本书研读就好，重点还是要能实际应用。如果有兴趣上课的话，我满推简报烘焙坊在好学校开设的课程，不管是心法或实战篇都相当值得一上。
最后题外话，我翻查此书时居然看到作者用Netflix的IPO简报当例子。当初读时一点感觉都没有，实在有眼不识泰山。要是当年直接All in的话，现在股价可是涨了十倍啊……
总之，没赚到钱还是得乖乖工作。希望这篇文能帮大家更知道怎么利用简报，说出想说的故事。祝大家简报如意，加薪顺利啰！
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