自由工作者的時間管理三:時間管理四象限(下)

早前,我們討論過在時間管理四象限中,第一象限及第二象限內的事情都是重要的。這一次,我們要討論的第三象限及第四象限,則是包括了不重要的事情,我們應狠狠地對它們說不。

緊急但不重要的事

在第三象限內的工作事項很緊急,但對自己來說,一點兒也不重要。舉例說,明天有個研討會,主辦機構很希望營造座無虛席的效果,很想你出席。研討會就在明天,很緊急,但對你來說並不重要,只是對主辦機構來說很重要而已。我們常常會把時間花在這一類工作事項上,許多人不懂得向「我很想你……」、「我很期待你……」、「我們很需要你」說不。於是,他們就花了許多時間去出席沒意義的會議、站在街頭為自己完全不關心的議題填寫問卷。當突如其來的叩門聲和電話鈴聲響起,大家都會急於回應,因為它們都是緊急的。再不應門,訪客便會離開;再不接電話,聽方便會掛線。然而,這些緊急的事不一定都重要,至少對你不一定重要。對方很希望你聽下去,而你又不懂說不,那麼他們便會浪費了你寶貴的時間。因此,面對第三象限內的 情,要注意的就是說不。

不緊急且不重要的事

在第四象限內的工作事項,既不緊急又不重要,是最浪費時間的事。雖然浪費時間,但許多人都樂意去做。原因在於這些事情是最容易做的,世人都喜歡捨難取易。在網上漫無目的地瀏覽、不停地閒聊、收看完愛看的電視節目,仍然繼續不停看電視。做這一類事情的人,多多少少都有逃避現實的心態。不停上網的人,好像告訴自己在瀏覽資訊,沒有浪費時間。不停閒聊的人,逃避了應該要做的工作。不停看電視的人,好像告訴自己看完電視便會工作一樣。因此,面對第四象限內的事情,要注意的就是說不。

總括而言,第三象限及第四象限內的工作事項都是不重要的,前者對別人來說很重要,但對我們並不重要,後者是我們逃避現實時所做的事情。因此,我們時間管理時,便要認清這兩個象限內的事項,狠狠地對它們說不。