自由工作者的時間管理（二）：時間管理四象限（上）
坊間流行許多不同的時間管理理論，而較為常用的是史蒂芬．柯維（Stephen Covey）提出的「時間管理四象限」。該理論按照迫切性和重要性，把工作事項分為四大類︰1.) 緊急且重要的；2.) 不緊急但重要的；3.) 緊急但不重要的；4.) 不緊急且不重要的。這四個大類，各自形成一個象限。每個象限內的工作事項，都應該採用不同的處理方式。這個理論有助自由工作者，按工作的緩急輕重來決定處理次序、工作時間，以及是否把有關事項列入工作範圍內。要管理好時間，必須了解上述四類工作的性質，以及處理時所運用的策略。
緊急且重要的事
在第一象限的工作事項，是緊急得不能再拖延，而且要緊得不得不完成的。舉例說，明天要呈交的稿件、明天早上演說時使用的電子簡報，都屬於這一類。從迫切性而言，由於限期極近，所以它們迫切得你即使通宵達旦都要把它們完成。從重要性而言，它們重要得你不得不做，因為你不做，明天的專欄便要「開天窗」、演說時便沒有電子簡報用。因此，許多人都會優先處理這一類工作，久而久之，甚至只會把時間花到這一類工作之上。然而，這個做法並不明智。
雖然這一類工作事項很緊急、很重要，但我們的時間並不應該全都花在這一類工作上。試想想，有多少項緊急且重要的事項，是為自己而做的？明天要交給客人的、明天要交給雜誌社的……所謂的緊急和重要，似乎都是為他人而急、是對他人重要而已。日復日、年復年，白了少年頭，才發覺一生都在趕限期，不就等於一直都在為他人作嫁衣裳嗎？此外，如果一個人一直都著眼於明天要完成的事項、下星期要完成的事項等，更遙遠的將來都不去想，那不是太短視嗎？許多很要緊，但不緊急，甚至沒有限期的事，一直都等著我們去做，例如多閱讀、多做運動等。可惜，因為它們都沒有迫切性，所以總被我們置諸不理。
面對第一象限內的工作事項，我們要留意兩點。首先，我們應該盡可能預早把它們完成。既然這一類工作事項是很重要的，那麼我們便不容有失。若硬要把他們一拖再拖，到了最後關頭才處理，那麼忙中有錯的機會便會增加。因此，預早完成，也等於給自己應變、檢查、修改的機會。
此外，我們應該用最快的速度把它們完成。雖然它們很急緊、很重要，但別忘記這些事情都是為他人作嫁衣裳的事。你要對自己好一點，就應該以最快的速度完成要交給客人的工作，然後把時間留給自己。哪怕是多閱讀以增廣見聞，哪怕是陪家購物，哪怕是做運動減肥，雖然不緊急，但對自己來說都是很重要的。因此，我們應該以最快速度完成第一類事項，不應因為它們很重要、很急緊，就要一切事項讓步，然後把全副精神、所有時間都奉獻給它們。
不緊急但重要的事
在第二象限內的工作事項很重要，而且大多是對自己重要，但對其他人不重要的，它們的完成限期較遙遠，甚至沒有限期。完成限期較遙遠的，例如三年後要呈交的博士論文。有些博士生在第一、二年，會把時間都放在第一象限的工作之上，而博士論文則沒有多少進展，因為他們認為其他事項都較為緊急。結果，到了最後半年，撰寫博士論文這件事，就由第二象限放到第一象限，變得十分緊急了！如果在頭兩年半，教學工作很繁忙，以致沒有時間撰寫博士論文，那麼到了最後半年，為甚麼又可以一邊教學，一邊撰寫博士論文？這就說明了，只要事情有迫切性，許多人就能夠趕快完成。可惜，本來可以用三年時間做得更完美的事，卻要用半年時間匆匆忙忙去完成，質素可想而知。
第二象限內，有些工作事項是沒有限期的，就如上文提及到的多閱讀、多做運動。讓自己增廣見聞、豐富自己的內涵，以及強健體魄都是十分重要的事。然而，這些事項都沒有限期，離開校園後，再沒有人強迫你一個月要閱讀多少本書。沒有教官、教練在旁，也沒有人會強迫你在指定時間內做多少運動。結果，這些很重要的事項，就會因為沒有迫切性而被置諸不理，日復日、年復年，時間都花在第一象限內的工作上。
面對第二象限內的事項，我們要留意三點。首先，我們一定要預留時間做第二象限內的事情。如上文所說，我們總會把時間花在第一象限內事項上，總愛把時間用來為他人作嫁衣裳。我們常常以「不緊急」為理由，而不做「不緊急但重要的事」，最後把它們忘記。但我們亦可以以「重要」為理由，提醒自己不要放棄。縱使沒有人強迫我們做運動，但不代表做運動不重要。到了身體出現問題，做完手術，才做復康運動，是否大家想看到的結果？我們一直都希望多抽時間陪伴家人、朋友，但這些事情看似沒有限期，今天不陪他們，明天也可以陪。然而，人生在世，誰的生命沒有限期？而且，不明白愛要及時的話，要到了彼此關係疏淡如水時才見面嗎？因此，如果事情是重要的，哪怕它暫時沒有迫切性，我們都應該緊記它的重要而不放棄。寫在行事曆 也好、貼在書桌面也好，總之不要讓自己忘記第二象限內的事事。
此外，我們還要持之以恆做第二象限內的事情。第二象限內的事情有一個特點，就是有很長的時限去做，甚或沒有完成限期。以寫論文和做運動為例，許多人會告訴自己，今天不做，明天多做一點，結果就變成了一拖再拖。大家不妨在時間表內，定一個時間來做這些事情，每星期多少次，每次做多少小時等。時間久了，便會發現日子有功。持之以恆的力量是很大的。
總而言之，第一象限及第二象限內的工作事項，都是重要的，只是前者較為緊急，後者不緊急。然而，我們常常因為不緊急而忘記，甚至放棄了第二象限內事情。因此，我們應該盡早以及盡快完成第一象限內的工作事項，多抽時間並持之以恆地做第二象限內的工作事項。第三象限及第四象限，將會於下一篇文章論述。
