自由工作者的時間管理一:時間管理的謬誤

許多在職人士都會講求時間管理,而自由工作者則更須要注意這一點。無他的,就是在職人士有比較固定的工作時間,儘管時間管理做得不好,都總有個「辦公時間」和「非辦公時間」的界線,哪怕界線並不一定很明顯。然而,自由工作者一旦做不好時間管理,則很有可能因為「自由」,而導致一天二十四小時都變成「辧公時間」,連吃飯和睡覺的時間都奉獻給工作,名副其實地廢寢忘餐。因此,自由工作者不得不比常人更注重時間管理。

不少人誤以為把要完成的工作編排好,就算是做好了時間管理,但這個想法並非完全正確。行事曆,並不是本世紀的新產物。多年來,不論是莘莘學子,還是上班一族,都會把要完成的事項,寫在行事曆內。學生習慣了在行程表、時間表上寫下哪一天、甚麼時候要上補習班、參加課外活動;成年人也習慣了在行程表上寫下哪一天、甚麼時候、甚麼地點與哪一位客人會面。隨著科技發展,不少人都在智能電話內安裝應用程式,以記錄不同待辦事項。然而,這是否意味著多年來男女老幼都做好了時間管理呢?時間管理的意思就是把所有手頭上的工作都編排好嗎?這個想法不能說完全錯誤,因為能夠把一切工作編排有序,總比不編排來得好。然而,單單把所有手頭上的工作「編排」,並不是最好的時間管理。

要把時間管理得更好,我們不但要懂得「編排」工作,還要懂得「不編排」工作。如果事無大小都要編排在行程內,那麼一天二十四小時並不夠用。舉例說,一位素未謀面的人寄十萬字稿件給你,請你給予意見、朋友邀請你出席某作家的新書發佈會,但你的時間實在不夠用,你會怎樣做?有些人會馬上查看行事曆,看看有沒有時間,如果有時間就感到沒有藉口推辭。然而,行事曆中空白的地方,並不代表一定要「編排」一些事項進去。或許我們可以說,「空白」本來就是一個事項──一個名叫「休息」的事項。幫助別人、出席新書發佈會,是值得做的事,但如果體力、精神狀況等,本來就不容許你再「編排」工作,你就應該學懂「不編排」工作。如果你上星期連續工作了七天,本週又工作了六天,一連十三天沒有好好休息,當你看看行事曆,發 星期天沒有待辦事項,你還認為應該要編排一些事項到那罕見的「空白」上去嗎?許多人以為把時間表編排得密密麻麻,就是管理好時間,其實他們忘了把「休息」編排到時間表內,以至沒有足夠的精神和體力去好好完成編排好的事項,編排好的事項一再延期,然後犧牲的又是用膳時間和睡眠時間,最後他們又再沒有足夠體力與精神完成接下來的工作,不斷的惡性循環,以致時間表形同虛設。

因此,更好的時間管理,並不是要「把所有手頭上的工作都編排好」,而是要在「所有手頭上的工作」中,篩選出要完成的事項,以及面對各項工作時,想清楚是否真的要把它們列入「手頭上的工作」內。要篩選,就不能夠單靠「編排」,還要懂得「取捨」,要狠心地把不緊急、不重要的事項捨棄,不編排到行事曆內。「時間管理四象限」是常用的時間管理理論,有助我們對工作取捨,以及了解事情的緩急輕重,接下來的兩篇文章會就此作出深入討論。