为何SOP这么重要?

当交易什么事都一个人自己亲力亲为时, 目标, 至少对于个人来说, 肯定100%按著自己的计划实现出来; 但当这个目标需要同时很多人一起努力才得以推进并完成, 事情就肯定复杂起来了, 每人的作业方式或方法与判断已成首要问题, 更莫讲质量的控制, 行动的效率了.

为要令目标顺利实现, 必先要明确政策的原则或目标, 说明目标要求的规划或规则, 然后经过反复研判过的最佳策略方法找出相适应或最佳化(最合乎成本效益)的工作方法, 去具体固化每阶段工作的要求轨道并制定相应的操作流程方法配以规范了的执行操作具体程序, 再以绩效指标或要求的工作结果作出及时监测, 当实际工作细项结果有任何不符预期时, 这个操作程序就应有相应的合适轨道或方法来作出及时修正, 最终又自动回到按照原策略最佳方式的轨迹上去为目标推进.

从我们日常生活的例子不难看出很多大型企业营运方式都有其一套流程方法, 顾客从进门口的一刻, 无论是叫服务, 使用服务, 购物, 买食品的各个环节, 无不没有其相应规范了的流程. 例如, 去银行做理财产品时, 总有各式各样的指定表格需要先处理才做到服务, 去饭店, 食物的配搭都必需按餐牌的指定方式配送, 去健体中心使用服务时, 也需按照店面的特定格式服务内容来享用…等等, 其好处就是至少在品质控制及产出的结果上能起码做到每间分店每个顾客收到的产出/服务都容易保持一致性, 将质量尽力保持在同一水平.

我们也常遇到, 做财务的同时也需做营运流程的规划监控. 因为企业的营运过程就是交易结果, 都百份百反映在财务报表上, 而且, 为能更好地理解公司的营运情况, 好的财务结果一定能提供多种于交易层面的各种资讯.

可是, 由于人手, 成本及各环节要相配合的操作能力, 一般的所谓流程改进只流于较接近营运终端面财务流程上的操作而已, 往往其结果就需要使用很多时间及财务人手再来为已做好账的交易再做二次或多次的对数工作, 来确保营运的前线跟后边的不同部门间致终端的财务报告都能有效对上, 也同时使其为交易的明细提供更多营运上的交易资讯.

最简单如藉向前线部门运作提供数种不同的申请表来界定各种交易的特定性质, 使往后的财务工作容易把握交易的定义进行数据入账处理. 这也是最常见的一种方法.

较深化的可以是改变工作的流程, 来为交易的定义透过规范了的流程来实现.

还有一种过程, 透过管理会计科目清单, 为交易能明细尽明细化, 使交易定义更清楚, 但很多时只改会计科目表层, 没连流程一整套改, 使得当实际入账时, 仍因为交易的资讯不清, 又从回到每单的交易都得先再向前线了解清楚才有把握能力做入账处理.

所以, 理想的做法就是从流程前端位置上著手, 并先为资料的定义进行碎片化并标准化来处理, 再为每个新产生的会计科目配上相对应的一整套经与各环节同事商议好的流程, 连同按各同事理解的特定规范化好的格式设定交易表格, 同时, 在会计科目层面, 尽力为单一特定目的的会计定义做好会计分类科目准备, 这使得于整个环节的流程中, 即使流程上充满各个非财务人员, 都能按照自己的最佳位置提供交易的性质, 并藉透过在特定的流程轨迹上完成表格所需资讯投入并交回财务做分类处理, 使得营运的终端面也能像机械齿轮般按计划好的定义入账处理, 就算往后再需要为交易拆开更多交易资讯, 已经碎片化了的单一目的会计科目都已能尽力减低先经大量的对数工作才能实现完整交易详情.

当然, 人手操作配合度, 时间与成本都是通常的问题, 所以, 除非公司愿意大力投资, 否则, 一般只能透过规范化了的交易表格来解决营运与报表间的不一致, 而这个不一致, 又都是一般会计的对数工作常见的所谓SOP, 始终仍然是会计最耗时间的工作.