為何SOP這麼重要?

當交易什麼事都一個人自己親力親為時, 目標, 至少對於個人來說, 肯定100%按著自己的計劃實現出來; 但當這個目標需要同時很多人一起努力才得以推進並完成, 事情就肯定複雜起來了, 每人的作業方式或方法與判斷已成首要問題, 更莫講質量的控制, 行動的效率了.

為要令目標順利實現, 必先要明確政策的原則或目標, 說明目標要求的規劃或規則, 然后經過反覆研判過的最佳策略方法找出相適應或最佳化(最合乎成本效益)的工作方法, 去具體固化每階段工作的要求軌道並制定相應的操作流程方法配以規範了的執行操作具體程序, 再以績效指標或要求的工作結果作出及時監測, 當實際工作細項結果有任何不符預期時, 這個操作程序就應有相應的合適軌道或方法來作出及時修正, 最終又自動回到按照原策略最佳方式的軌跡上去為目標推進.

從我們日常生活的例子不難看出很多大型企業營運方式都有其一套流程方法, 顧客從進門口的一刻, 無論是叫服務, 使用服務, 購物, 買食品的各個環節, 無不沒有其相應規範了的流程. 例如, 去銀行做理財產品時, 總有各式各樣的指定表格需要先處理才做到服務, 去飯店, 食物的配搭都必需按餐牌的指定方式配送, 去健體中心使用服務時, 也需按照店面的特定格式服務內容來享用…等等, 其好處就是至少在品質控制及產出的結果上能起碼做到每間分店每個顧客收到的產出/服務都容易保持一致性, 將質量盡力保持在同一水平.

我們也常遇到, 做財務的同時也需做營運流程的規劃監控. 因為企業的營運過程就是交易結果, 都百份百反映在財務報表上, 而且, 為能更好地理解公司的營運情況, 好的財務結果一定能提供多種於交易層面的各種資訊.

可是, 由於人手, 成本及各環節要相配合的操作能力, 一般的所謂流程改進只流於較接近營運終端面財務流程上的操作而已, 往往其結果就需要使用很多時間及財務人手再來為已做好賬的交易再做二次或多次的對數工作, 來確保營運的前線跟后邊的不同部門間致終端的財務報告都能有效對上, 也同時使其為交易的明細提供更多營運上的交易資訊.

最簡單如藉向前線部門運作提供數種不同的申請表來界定各種交易的特定性質, 使往后的財務工作容易把握交易的定義進行數據入賬處理. 這也是最常見的一種方法.

較深化的可以是改變工作的流程, 來為交易的定義透過規範了的流程來實現.

還有一種過程, 透過管理會計科目清單, 為交易能明細盡明細化, 使交易定義更清楚, 但很多時只改會計科目表層, 沒連流程一整套改, 使得當實際入賬時, 仍因為交易的資訊不清, 又從回到每單的交易都得先再向前線了解清楚才有把握能力做入賬處理.

所以, 理想的做法就是從流程前端位置上著手, 並先為資料的定義進行碎片化並標準化來處理, 再為每個新產生的會計科目配上相對應的一整套經與各環節同事商議好的流程, 連同按各同事理解的特定規範化好的格式設定交易表格, 同時, 在會計科目層面, 盡力為單一特定目的的會計定義做好會計分類科目準備, 這使得於整個環節的流程中, 即使流程上充滿各個非財務人員, 都能按照自己的最佳位置提供交易的性質, 並藉透過在特定的流程軌跡上完成表格所需資訊投入並交回財務做分類處理, 使得營運的終端面也能像機械齒輪般按計劃好的定義入賬處理, 就算往后再需要為交易拆開更多交易資訊, 已經碎片化了的單一目的會計科目都已能盡力減低先經大量的對數工作才能實現完整交易詳情.

當然, 人手操作配合度, 時間與成本都是通常的問題, 所以, 除非公司願意大力投資, 否則, 一般只能透過規範化了的交易表格來解決營運與報表間的不一致, 而這個不一致, 又都是一般會計的對數工作常見的所謂SOP, 始終仍然是會計最耗時間的工作.