【简报思维】帮高阶主管准备会议简报的眉角

在职场上制作简报已经是个基本能力，举凡工作报告、市场调查、活动企划或是商务提案，都会透过简报来呈现；但是，如果今天上台简报的不是你，而是你的高阶主管，你该如何准备这份会议简报呢？

确认目的、对象与时间

无论是帮别人准备简报，还是自己就是简报者，确认目的、对象与时间都是基本的事前准备。

制作简报前先确认目的、对象与时间／刘奕酉绘制

但是，参与会议的人这么多，又都是高阶主管，我怎么知道他们的需求是什么？又怎么可能满足所有人？关键在于找出核心听众，20%的人满意就可以决定沟通的效果。

区别出与会成员的角色，谁是决策者？影响者？参与者？旁观者？关键的核心听众通常是决策者与影响者，但要注意参与者与旁观者的反应与意见；而且，角色的定位可能会著会议议程的进行而有所改变。如果可以，在会议前取得与会成员对于简报主题的看法与态度，先进行沟通总比在会议上唇枪舌战来得风险小。资深的前辈总是这样告诉我：会议简报的关键，在于简报前的说服，以及简报后的行动。

确认参与会议的成员角色，找出核心听众／刘奕酉绘制

从厘清简报方向开始著手

为高阶主管准备简报最令人头痛的一点，就是不知道他到底要说什么？根据过去十年多的实务经验，我建议可以先检视自己对于简报主题的熟悉度，以及简报者对于这个主题的掌握度来，有以下三种方式可以厘清简报的方向：

▎换位思考：如果你对于主题的背景相当熟悉，会议的来龙去脉也非常了解，甚至是你的专业领域，在一定程度的信任之下，你绝对可以代为操刀，高阶主管也很放心地交给你。(我建议可以朝这方向发展，是最愉快的模式)

▎主动沟通：如果你对会议的来龙去脉不太清楚，对内容也不是很有把握，我建议你多跟你的高阶主管沟通，而且每完成一个阶段(5~10%)就向他汇报与确认方向没有偏掉。另一个角度，高阶主管从头到尾都有参与，即使简报结果不如预期，也不至于怪罪到你头上 (因为是共业 XDD)。

▎提纲讨论：最糟糕 (可以也是最常见) 的情况是，你和你的高阶主管也没有头绪，这时侯我建议你可以先试著提出一版大纲方向，来让高阶主管「指正」和「修正」。相信我，很多人可能不知道他要的是什么，但很清楚什么不是他要的；有了起头，后面就有了找到方向的开始。

帮高阶主管准备简报厘清简报方向的三种方式

在厘清方向与目标时，记得善用数据来强化说服力，透过SMART原则来检视你的目标够不够具体？能不能衡量？可不可行？有没有资料依据？以及时间框架(何时开始？何时结束？中间有哪些里程碑？有哪些阶段确认点？)

合乎逻辑的架构是必要的，但关键在于保持弹性

合乎逻辑的架构对所有简报而言，都是必要的条件。但对于会议简报来说，除了合乎逻辑，更要在短时间内展现说服力，怎么做到呢？关键在于说服的方式必须合乎听众的逻辑思维，而不是简报者自己的；有经验的高阶经理人，都知道采用哪些架构会比较符合多数人的逻辑思维。

简报要让对方有印象，就得先找到一条贯穿整份简报的「线索」然后依循这这条线索发展出简报的整体架构。

简报架构可以从线索出发／刘奕酉绘制

上面都是一些常用的线索，比如说以「人工智慧趋势」为主题，可以采用「时间轴」与「空间轴」的结合，从现况谈到未来展望，从市场产值、大厂布局、台湾产业到公司机会(对于公司而言的距离从远到近)来谈。

以「人工智慧趋势」为主题的简报架构展开／刘奕酉绘制

内部会议可以先界定简报的内容是一个主题？议题？课题？还是一个问题？再进而选用适当的线索；外部提案可以结合「空间轴」与「销售FAB」的线索来发展简报架构，先谈市场到公司介绍、再到产品／服务方案，而方案的部分，可以运用FAB架构，从方案的特色(Feature)、优势(Advantage)到对客户的价值(Benefit)。

内部会议与外部提案的架构可以从这些线索著手／刘奕酉绘制

依据主题的不同，选择一个适当的线索或是结合多个线索来发展出你的简报架构，就能做出合乎逻辑、精简且据说服力的简报；但是在内容的发展上，切记要保持弹性，不要做的太过精细，因为要上台报告的是你的高阶主管，他可不希望因为稿子没背好、或是一个细节回答不出来，而搞砸了这场简报。他们大多都有随机应变、临场发挥的功力；所以，让简报内容保持弹性，不要揭露太多细节，将细节都放到附件中以备不时之需，剩下的就好好欣赏你的主管如何即兴发挥了。

做好只能一张投影片的准备

高阶会议的与会人员大多为高阶主管与重要幕僚，虽然有议程时间的安排，但如果你的简报不是言之有物，通常很快就下台一鞠躬。由于每次会议的成本极高，加上临时有客户来访或其他更重要的事而变动议程，简报者可能只有短短十分钟可以进行简报或是口头简单报告，这时候一张关键的投影片就显得很重要。

准备一张投影片，进可攻、退可守／刘奕酉绘制

这一张投影片，可能是结论、重要议题，或是关键的图表，目的在于驱使决策者做出决策、同意采取后续行动，或是取得承诺。

提升简报视野与职场高度的绝佳机会

当高阶主管需要部属准备会议简报时，相信很多人心中的想法可能是「拜托不要是我…」、「我又不是主管，关我什么事…」、「我怎么知道他要报什么…」吧？

如果你只停留在自己的角色层级来思考这一件事，我想当你有一天成为高阶主管时，可能会相当后悔当初为何错过这些磨练自己的大好机会。有些能力不是等你成为了那个角色才要具备，而是因为你具备了那些能力，才得以胜任这个角色；况且，即使你没有这个头衔，一样可以透过各种方式展现自己的影响力，而制作简报就是一个相当好的机会，让你展现自我的专业价值，更有机会让更多高阶主管看见你。

同时，从简报制作前的素材收集与讨论，你可以学习到高阶主管的逻辑思维，以及在授权下与相关人员的沟通互动；如果你有机会参与高阶会议，更可以得以窥见高阶主管是如何进行简报？跟你自己有什么不同？如何应对与会高阶主管的提问与刁难？这些攻防过程，绝对不是你在教科书上可以学到的。因为身为幕僚，加上简报能力还不错，得以有许多机会为高阶主管准备会议简报，甚至与会参加，也因此学习到许多管理与经营策略思维，对我的职场视野与职涯发展也有十足的影响。

如果你现在正愁于不知如何准备会议简报，不妨参考我的做法，好好把握机会磨练自己，善用会议简报发挥你的影响力。

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刘奕酉｜铂澈行销顾问策略长、企业培训顾问、畅销书作者

拥有高科技产业十多年策略行销与高阶幕僚经历，为台湾少数具有深厚实务背景的商务顾问，专注提供企业与职场工作者在思考、表达与问题解决领域的培训与顾问服务。同时也是职场生产力作家，多家出版社、社群媒体指定邀稿对象；一年阅读百本书、写作百篇以上职场文章，以知识萃取、高效产出与全息图解而广受好评。

相关著作：《我用模组化简报，解决99.9%的工作难题》、《高产出的本事》、《20道资料视觉化难题全解析》

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