【简报思维】别递咖啡给想喝水的人；搞错了目的，简报做得越好、越失败！ | 刘奕酉

别递咖啡给想喝水的人。

忘了在哪本书中看过类似的话，但令我印象深刻，也一语道破沟通、简报、提案与问题解决的关键。

或许有人会说，把咖啡卖给想喝水的人，也是一种销售本事啊，就像把梳子卖给和尚一样。的确，这是一种销售能力，而且相当稀有。对于多数人来说，更需要的是解决问题的能力：判断出对方想喝水，然后就给他水。

如果这时候给的是咖啡，可能非但没能解决问题，还是制造新的问题。

「这种人也太白目了吧！」

每当我在企业中说到这个例子时，总会有人不以为然地说自己肯定不会这样做。但是当我请他们再想想日常与工作上的沟通与简报是如何做的，有些人似乎想到了什么。

「你觉得自己清楚对方要喝的是水？还是咖啡？」
「那么，你给的是什么？」

这时候，聪明的人会告诉我，水和咖啡他都会准备，让对方自己选就万无一失了！是啊，既然不知道对方想喝的是什么，那就全都准备就好啦，总会中一样吧？

你也是这样认为的吗？

不知道对方想要听的是什么，索性将所有准备的资料与资讯全放进简报中，让对方自己选择需要的内容。这就是多数职场工作者的简报成效不彰的主要原因，做得越好、越失败！

单就准备的内容来看，都是有价值的；但对应到简报的目的，可能就对于达成目标没有实质助益。但我们还是放进去了，为什么？

「都做了，不放太可惜了。」
「内容太少，会不会让人觉得不够努力？」
「我哪知道老板到底想听什么？他又不说。」

如果问起这些与简报目的有关吗？我相信多数人的答案都是否定的，但还是选择放了。因为不希望自己的努力没被看到，认为没有功劳也有苦劳。

这是用战术的勤奋，来掩饰战略的懒惰。

「是真的不知道？还是根本没有思考？」

在不确定性高的情况下，的确准备多套剧本来因应各种可能性，是高效工作者常见的做法。但本质上还是为了对症下药，只不过从事前判断转为临场应变，而不是交由对方自己做判断。

「让对方容易做决定，而不是困难地做判断；更不要让对方自己找答案。」

这是我常说的一段话。如果你看懂了，我想无论是简报、提案或争取工作上的资源，都会事半功倍。

容我将主题拉回到简报这件事。

制作简报不过是一种手段，我们应该著眼的目标是将资料转换为资讯，透过资讯让对方产生共鸣；进一步从资讯中萃取出洞察的建议、创造诱因，让对方愿意采取我们想要的行动。

如果花在制作简报的时间越多成果就越大，那只要不停的制作精美、精细的简报资料就好了。现实不是这样的，不能只顾著低头埋首于简报制作中，而忘了抬头看看阅听简报的对象是谁？我们又是在解决哪些人的什么问题？

以终为始，许多人都朗朗上口。

但你真的清楚「终点」在哪里？而「开始」又是何时？当我们确认了起讫点之后，再从产出的目的与期望对方的反应或采取的行动出发，再来思考如何驱使对方做出期望回应的有效方式。

方向错了，方法再对也到不了目的地。

简单来说，从简报受众体验路径来看，不外乎是从知道、理解、认同到行动的过程。

你得清楚对方的起点是知道、理解，还是已经认同？或者根本还没站上起点，也就是「不知道」的状态。那么，你又要带往的终点是哪里？只要理解就好，还是希望获得认同，甚至是采取期望的行动？

清楚了起点与终点，我们就能将有限的时间与资源，投入在最重要的事情上。如果还有余裕，再来把内容做得更好都没有问题；倘若没有想清楚这些，就很容易在我们擅长的部份持续投入大量的时间打转，比方说画面的设计、说话的口条或是更多的资料。

用成就感来掩饰思考不足的空虚感，无益于目标达成。

反过来说，会选择制作简报，是为了降低沟通成本、或是提升对方做出期望行动的胜算；如果不是，也就没有制作的必要性。

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刘奕酉｜铂澈行销顾问策略长、企业培训顾问、畅销书作者

拥有高科技产业十多年策略行销与高阶幕僚经历，为台湾少数具有深厚实务背景的商务顾问，专注提供企业与职场工作者在思考、表达与问题解决领域的培训与顾问服务。同时也是职场生产力作家，多家出版社、社群媒体指定邀稿对象；一年阅读百本书、写作百篇以上职场文章，以知识萃取、高效产出与全息图解而广受好评。

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