《搞定》：总是时间不够用？事情做不完？你需要GTD系统，5步骤搞定人生大小事！

你是否总觉得时间不够用呢？

可能在工作上，email几百封，看都看不完，待办推积如山；老板的各种临时交办任务接踵而来，根本压榨；或是为了应付客户的百百种刁钻要求，疲于奔命，压力山大。然后一转眼，下班时间到了，又得加班。

又或者，回了家，想到体检报告上的满满红字，觉得要去跑个步；一面寻思，今天午餐时，同事提到的当红的美剧是不是要Netflix一下；一个回头，看到书架上堆著好几本买来却从未翻开的书，好像该要认真一下。结果最后却变成滑FB、IG，转眼又到了睡觉时间。

在这个加速的时代，资讯已经不是稀缺资源，稀缺的是时间和注意力。因此，你需要的不单只是待办清单或是行事历那些功能单一的工具，而是需要一套可以统整一切的系统。

今天要谈的这本《搞定》，作者大卫‧艾伦是世界知名的时间管理大师，并以他创立的GTD（Getting Things Done）系统闻名于世。而这套系统也是此文要介绍的主题。

此书结构精实，不但详细讲解GTD系统的观念，更会一步一步带著读者建立属于自己的GTD系统。对时间管理有兴趣的读者绝对不容错过。

【时间管理要点：守住承诺，摆脱压力枷锁】

觉得事情很多，时间不够做不完，而产生压力是许多人共同的痛。作者认为，会产生压力的原因是来自于对做出的承诺管理不当。当承诺的事无法如期完成，这些事就会像鬼魂般，在你大脑飘移、哀号，让你感到痛苦，而压力就自然而来。

因此，要管理好承诺，作者认为重点就是要控制所谓开放式回路。开放式回路的定义是：拉走你的注意力，但却还没决定要如何做的事。像是上面提到的想完成的交办事项，想追的剧，或想跑的步。

那如何有效因应内心承诺，管理好开放式回路呢？作者提出3项守则：

1. 捕捉承诺要完成的事，将这些事移到头脑外的可靠系统中
2. 确实理清承诺要做的事是什么，决定行动，给出计划
3. 频繁检视系统，组织保存好行动的提示讯息

只要做到这些，就能达到作者所谓「心境如水」的境界，不再被压力折磨。而接下来要谈的GTD时间管理系统就是能带你修练成功的宝典。

【GTD 5步骤】

１. 捕捉

所谓的捕捉，就是要将所有吸引我们注意力的事项都收集起来，也就是将所有开放回路都收拢。让大脑不需要一直分神去担忧还有什么事要做，或会不会忘了做。

作者建议从身边未定位的实体物品出发，像是桌面的便利贴，或是抽屉的未对发票等等。接著，再将脑中的想法也移出来。作者在书中有提供实体检查步骤和未完成事物的触发清单，帮助读者可以掏出所有心想但还未事成的杂事。

抓出来后，不要急著处理这些待办，先将它们放到统一的收集工具，也就是作者所谓的「收件匣」中。常见的收件匣有以下几种：

• 实体收件匣
  盒子或是其他收纳工具。比方说待缴的电费单，就可以先丢进去。
• 纸张与笔记本
  像是大家常用的笔记本，便利贴等。可将各类待办写下。
• 数位装置与录音笔
  比方说，我最常用的Evernote就是很方便的数位工具。
• 电子邮件与简讯
  电子邮件的收件匣和手机的简讯系统等。

当然你还可以使用各式各样的收件匣工具，帮助自己搜罗各类事项，但建议不要太多种，不然会害自己不好管理。接下来，我们要开始一一料理这些待办。

２. 理清

理清的目的是要了解每件事的意义并决定下一步行动。接下来请检视自己所有的收件匣，一件一件搞清所有待办的模样。请跟著以下步骤走：

〔那是什么？〕

首先要先搞清楚那是什么？比方说，文件内容是在讲什么？或是，老板的交办事项，真正的目标是？

〔是否可以行动？〕

接下问自己是否可以行动？很可能这件事根本不需要做。不需行动的事项可分为以下３种类型。

1. 垃圾
   就是个废物，扔了它吧。
2. 日后 （孵化事项）
   现在没必要做，但之后可能会需要执行。
3. 可用的资讯 （参考资料）
   有用的资讯，之后可能会派上用场。

〔下一步行动是什么？〕

如果是可行动的事项，那接下来就要问自己：下一步行动是什么？有以下3种选项：

1. 立即执行
   作者建议，如果2分钟内就可以搞定，那就马上做吧，不要拖了！
2. 委托他人
   如果要花2分钟以上，可以想想：我是适合执行的人吗？是否可以找更洽当的人来做这件事？
3. 延迟处理
   如果需要花2分钟以上，且非自己做不可，那就要将它记下，准备之后要来执行。

完成这步骤，你手中应该会有许多「待处理」的事项。接下来，我们要来整顿它们一下。

３. 整理

所谓整理，就是让所有事物都就定位，准备被执行。那具体要怎么做呢？作者认为关键就是要有好的储存系统，可以妥善得追踪和管理事项。可以分成以下三个类别：

〔一、专案系统〕

所谓的专案，指的是１年内须采取不只一项行动，才能达成预期成果的任务。可以借由专案清单和支援资料来辅助执行。

• 专案清单
  建立一个总表清单，方便检视所有专案。比方说想考到多益金色证书，或是想写一本书，都可以写到专案清单中。
• 专案支援资料
  专案本身会累积很多相关资讯，所以需要一个保存系统，帮助自己在执行专案时可以随时方便查找。

〔二、下一步行动〕

下一步行动指的是无法在２分钟内快速做完，必须先延迟追踪，再执行的任务。可以借由行事历和下一步行动清单来追踪、执行。

1. 下一步行动清单
   将所有当天需要做，但无法马上完成的任务放入此清单。这份清单会是每日行动的管理核心。这里可以参考《一流工作者都在用的待办清单》，列出真正可以行动的清单项目。
2. 行事历
   需要在特定日期时间进行的活动，则可以登录到行事历中，时间到再提醒即可。

〔三、不行动〕

不行动事项在理清的部分有提过了，也就是垃圾、孵化事项和参考资料。这里要做的就是建立储存系统来管理这些事项。

1. 垃圾桶
   这应该不需要多解释，看到垃圾，往里面丢就对了！比方说，大家电脑桌面的资源回收桶就是一种垃圾桶。
2. 将来／也许清单
   用来处理孵化事项，比方说想学自弹自唱，但要到下半年才有空，便可将它列入此清单中。
3. 参考资料夹
   用来保存特定主题或是一般性参考资料，备而不用总没错。

有了整理系统可以让被理清的事项有所依归，接下来我们要学习如何定期审视系统，更好的决定要做什么。

４. 回顾

写下打电话给客户，跟真正去连络是两回事。建构好上述的系统后，接著要做的是追踪这些事项，以确保行动。

最常检视的便是行事历和下一步行动清单。可以在每天开始正式工作前，先检视一下行事历，看看之前是否有安排什么需要今天执行的事项。接著再看下一步行动清单，检视整理好的下一步行动。

此外，要让这套系统持续运作，就需要定期更新，让它能随时支援自己行动。这里作者提倡每周检视，也就是每周就要回顾一次，给它温故知新一下。那要每周回顾什么呢？作者建议如下：

1. 清空「收件匣」
   作者建议收件匣至少每周要清空一次。时时清空收件匣并理清实务上很难做到，但也不要放任事物一直躺在收件匣里。
2. 检视「下一步行动清单」
   将已完成或不再需要的行动移出，让下一步行动清单永远保持在最新状态。
3. 检视「行事历」
   检视过去到未来两三周的行事历，确保过去没有遗漏，并准备未来。
4. 检视「专案清单」
   评估专案的目标，并确认进度，也可以顺便检视一下专案支援资料是否需要更新。
5. 检视「将来也许／清单」
   检查一下有没有之前想做无法做，但现在条件已满足的事项。如果有的话，便可以将它移到专案清单中。

每周检视简单说，就是要收集与处理所有杂事、检视系统、更新清单并理清思路，帮助自己掌握现状。

好的，总算一切就绪，我们可以开始来讨论执行了！

５. 执行

接下来就是最重要的执行了，毕竟规划得再多，没有行动就是徒然。这里作者提出了执行时可以运用的三种抉择模式，分别是：抉择行动的４项限制条件、判别每日工作的３种类别、检视工作的６种专注高度 。

这些模式可以帮助我们决定行动的优先顺序。我认为前两项属于短期决定，而最后一项则是关乎长期价值抉择。

〔一、抉择行动的4项限制条件〕

可以顺著以下4条件，判断任务是否可以执行。

1. 情境
   行动可能需要适当的情境才能动作。举例来说，如果我在无尘室就势必无法打这篇文章。
2. 可用时间
   时间限制应该很好理解。比方说，我如果加班到12点，回家就无法追Netflix美剧，要赶快洗洗睡。
3. 可用精力
   有时候就算有时间，精力不足也会无法执行任务。假设今天开会被客户痛骂一顿，下班可能就没心情和力气写作。这时或许就可以改成去打打球，干干拐子发泄（误）。
4. 优先顺序
   如果上述条件都评估完，接下来的判别标准就是任务的优先度了。以我来说，在情况允许的条件下，现在都会尽量以写文章优先。

〔二、判别每日工作的3种类别〕

多数人工作时会专注在以下3种活动。

1. 执行预定义工作
   执行之前安排的任务。
2. 处理突发事件
   处里临时跑出来的不预期任务。
3. 界定工作
   判断要执行什么任务。

需要注意的是，许多人会过度专注在处理突发事件上，而忽略了其他两项，让自己总是为他人而忙。

〔三、检视工作的６种专注高度〕

最后，作者建议可以试著把视野提高，不再只专注于当下，而是要用不同的高度来鸟瞰，思索自己的行动是否必要。

• 地面层：现行行动
• 第１层：现行专案
• 第２层：专注及责任范围
• 第３层：年度目标
• 第４层：愿景
• 第５层：人生目的与原则

摆脱最底的行动或专案，用最高的愿景和原则，更高维度得判断行动是否值得执行。至于原则愿景的设定，我觉得可以用《做自己的生命设计师》的罗盘法，并每年做一次真北确认。

【总结】

来复习一下GTD的５步骤吧。首先，要捕捉所有开放回路，并收到收件匣中；接著，一一理清所有事物的面貌；然后，把理清后的事项放到整理系统中；尔后，定期回顾这套系统，决定执行项目，并时时保持更新；最后，利用三种模式来决定执行顺序。

这是本扎扎实实的工具书。从理论解释到实践运行，作者可说是手把手得把这套搞定系统教给读者。这篇文章只是个概要指引，强烈推荐大家将此书买来，跟著作者指引，自行走一遍，绝对会你的对时间管理系统建构有很大的帮助。

【后记：自己的实践】

我自己也是在买下此书后，开始尝试建构自己的GTD系统。以我的经验，刚开始捕捉、理清与建立整理系统时，会花费最多的时间。而一切建构完成后，就会比较轻松，因为接下来只要跟著系统走，偶尔微调就可以了。

顺便补充一下，当初我除了看《搞定》外，主要还有参考电脑玩物的文章，以Evernote为主轴建构属于自己的GTD系统，也是我直到现在都还在使用的模式。这边顺便推一下电脑玩物的文章跟书籍，对时间管理有兴趣的人绝对可以从中收获很多！

当然，时间管理是一辈子的学习，自己目前的系统也还融合了许多高手的经验，像是之前写过的《Goals！没有目标，你哪里都到不了!》或是《一流工作者都在用的待办清单》。如果有机会，再和大家分享自己的时间管理方式。

最后就祝每个人时间管理顺利，心想能够事成啰！

如果大家喜欢这篇文章，可以帮我按个爱心或是在赞赏公民上帮我拍拍手！有任何想法意见也欢迎大家留言跟我说！