《一流工作者都在用的待办清单》：10原则，带你脱离待办事项苦海！
待办清单应该是最广为人用的时间管理工具之一。但你是否常常列了一堆清单，却无法有效完成，反而被堆积如山的任务给压得喘不过气呢？其实，你并不孤单。
根据生产力App 开发商 iDoneThis所提供的调查数据：居然有41%的待办事项从未被完成。把要做的事列下，再一一完成，乍看应是很有生产力的模式才对。究竟为什么许多待办清单总是失效呢？
今天想谈的是这本《一流工作者都在用的待办清单》。作者深入解析了待办清单这项工具，拆解出常见问题，并给出解方，带你设计能真正完成的待办清单。
【7大待办清单地雷】
首先，作者整理出了7大地雷，大家可以对对看自己是否踩到而不自知：
1. 误解待办清单的目标
为什么要建立待办清单呢？你可能会说: 「要完成任务阿。」基本上没错，但更聚焦的说，待办清单应该要能管理任务专案和凸显重要事情。简单讲，就是确保你完成正确事情的工具，而不是要帮助你完成所有事项。
2. 忽略截止日期
如作者所言，没有截止日期的待办清单，就是一个愿望清单而已。没有时间压力，往往就不会真正有作为。
3. 清单太长
过长的清单，乍看很详细，面面俱到，但往往只会分散自己的注意力。一旦没能力完成，就仿佛每个项目，都在提醒自己是多么的失败。不但不切实际，而且会让自己相当沮丧。
同时，太多清单，也意味著太多选择。这会造成所谓决策疲劳的现象。最终，反而会造成决策趋避，也就是逃避选择，反而去做其他杂事，像是看脸书、滑IG。
4. 清单变异性过多
清单范围太广，比方说，三分钟就能完成的任务被放在三周才能完成的事项旁。简言之，各任务没有关联，变异性过大，无法聚焦。
5. 没有为任务加上情境脉络
没有相关脉络说明，你很难知道那些任务值得你的关注。比方说，如果你只写下：打给客户。那究竟是今天要打还是明天？要讲多久？谈话的细节、目标又是什么？
6. 定义过于广泛
如果你写下「架设部落格网站」这个待办事项，其实一点帮助也没有，因为你毫无头绪，也不知道要如何执行。这其实是属于一个专案的等级，需要许多任务组合才能达成。
7. 任务没有与特定目标连结
比方说，许多人会写下：今天要去健身房重训1小时。乍看很具体，可执行，但往往却从未达成。原因就是，你并没有将这任务与你的长期目标连结。重训的目标是为了更健康？让体态更好？还是你只是看大家都在重训就跟风？
【10大待办清单原则】
为了扫除这些待办清单地雷，作者提出待办清单的10大原则，厘清盲点，帮助大家脱离待办清单苦海。
1. 区隔当前任务与未来任务
不要一股脑把所有待办都写在同一份清单中，而是要根据进行时间来做区分。作者建议将当天需要完成的任务写成一份每日待办清单（当前），其他则移到另一份总清单 （未来）中。这样便可专注在当天的行动上。
2. 根据预期成果定义任务
很多时候会无法推动待办事项，往往是不知道其目的是什么，而选择拖延。最简单的做法就是将待办任务赋予原因。比方说可以将「下打电话给父母」这项目加上理由：是单纯问候？或是想邀他们周末共进晚餐？
3. 把专案拆解成多项单独任务
过大的待办事项，需要去拆解成可完成的任务步骤。不然，在没有足够时间或精力的情况下，往往就会选择拖延。比方说，今天写完部落格文章，可以先拆成今天写完文章开头。
4. 为每项任务设定截止日期
如上述说的，任务需要有截止日。但作者也强调，截止时间其实是弹性的，不用太精确，像是「八月底」这样的设定就足够了，可再依实际状况更改。重点是要给自己承诺，并思考自己提出这个时间的理由是什么。
5. 把当前任务限制在七项
这点其实要搭配后面提到的批次清单来使用。作者建议需要花15分钟以上完成的任务，才把它列入待办清单中，其他短任务就通通整理到批次待办清单中。少于七项才不会对自己造成太大压力，也才能逼自己思考什么事项是真正重要的。
6. 依据专案、类型或地点来管理任务
作者认为要针对不同情境，建立情境清单（与每日清单独立开来）。建议可以针对专案、类型和地点建立不同清单。比方说，帮写部落格建立一个独立的待办清单。区分分析型或是创造型工作，建立个别清单。或是针对在办公室这个情境建立清单。
7. 删去清单上不必要的任务
像是「我要减肥」这样的任务，便需要删去，因为太过笼统，不知道怎么执行。像这样的愿望型任务，应该要用专案来解决，而不是把它当待办事项列下。此外，也要思考任务本身的重要性，厘清自己真正要的是什么，将不是真心想做的事果断删除。
8. 估计完成每项任务所需的时间
估计任务用时，可以帮助你选择每日清单上的任务，让你更好的规划每天的行动。如果只是单纯将事项写下，最后才发现时间不足，无法全部完成，那许多待办事项就变成了不办事项。
9. 使用主动式动词引导每项任务
作者认为使用像是启动、购买、完成、检查、打电话这类具体的动词来书写待办事项，可以增加执行驱动力。比方说，写下与父母共进早餐，就缺乏动词。可以改写成: 打电话给父母，安排早餐时间。
10. 留意哪些任务需要其他资源的投入
有时候并不是事情很重要就能优先做，需要有相关资源配合。比方说，你负责完成的应收帐款报告，可能会需要销售部门同事提供资料。作者建议，可以将需要的资源细节直接写在待办事项旁，方便参考。
【8大待办清单有效运作要诀】
如果你遵循上述原则建构清单系统，那现在你应该会有三种清单：总工作清单、情境清单和每日待办清单，相信这已经能大幅增加任务执行力。但要确保这套任务系统顺流畅运作仍需要一些小撇步，这里作者介绍了8项帮助你维持有效待办清单的要诀。
1. 把「微型任务」列在批次处理清单上
前面提到小于15分钟的任务，可以整理在一起。如此，你便可以设定一段时间，专心处理这些杂事，将他们一网打尽。
2. 对挫败保持警觉
任务管理系统最要命的威胁，就是力不从心感。作者警告，如果让这些感受在脑里生根，将会浇熄你的动力并阻碍你的创造力。因此，当你有这样的感受时，就必须检视自己的任务系统是否需要整顿了。
3. 根据情境定义你的清单
这部分其实在上述的步骤6，已经讲过了。但是作者觉得这个概念值得再重复说一次 （我觉得不用……），这里就不赘述了。
4. 进行每周回顾
对待办清单的回顾，是许多人会忽略的一环。但这可以帮助你评估各项目标进展，并重新排定任务的优先顺序。作者会在周日晚上进行每周回顾，建议大家可以选一个自己有空的时段专心的来做回顾。以下是作者建议的11项每周回顾步骤：
- 收集所有待办清单，包括总清单和情境清单
- 将想到的新任务或专案加到总清单
- 将新专案拆成任务
- 根据情境分类新任务
- 清空各类收件匣，比方说你的电子信箱
- 审查总清单和情境清单，删去不需要的任务
- 留意重要且紧急的任务，将它们标为每日待办清单的候选事项
- 留意需要等待他人提供资源的任务，写下预计收到资料的时间，以利追踪
- 检查当前高价值任务的截止日期
- 为新增到总清单和情境清单中的新任务，设定截止日期
- 查看下一周行事历，根据可用时间建立每日待办清单
5. 更新你的目标清单
上面提到，需要把任务和目标连结。这里可以参考《Goals！没有目标，你哪里都到不了!》中给的建议来建立目标。有了具体目标并更新回顾，可以帮助你更有动力完成待办清单上的任务。
6. 避免陷入方法论的困境中
在时间管理领域，由于资讯爆炸的关系，往往会让人陷入方法论困境，不知道要怎么选择、整合并应用。作者提醒，任何生产力系统，都是为了帮助你如期完常正确的事情。不要迷失在方法论中，而忘记了这最基本的初衷。
7. 建立且遵循适合你的系统
没有完美的系统，只有适合自己的。对他人有用的方法，可能你就是无法操作。重点是：你的系统应该能帮助自己让工作流程更顺畅。
8. 持之以恒
不管有了再好的系统，无法持之以恒，一切就是徒然。要建立一套可以顺利运作的系统，而不是压垮自己的系统。
【总结】
总的来说，作者在书中点出许多待办清单盲点，也提出解决办法。同时，书末也贴心提供练习册，让你可以有所依循的来修改自己的待办系统。
很喜欢作者说的：「不追求完美，跌倒后站起来就好，并试者找出原因。」完美的系统是不存在的，能做的就是不断学习并调整。任务管理的重点并不是系统本身，而是藉系统性的规划，一步步接近自己的目标。
如果你是刚开始学习时间管理技巧，这本书可以提供你简要的执行方向。如果你已经有一套可运作系统，这本书也可以给你一些优化的想法。愿大家都能找到最适合自己的模式啰!
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