【公司网址Email申请教学】Google Workspace申请Email
开公司一定要开设公司电邮，因为拥有商业email能够展现团队的专业性，可是不少人对开设公司电邮感到困扰。
今天，我会和大家分享如何用你自己的网址，建立电邮，让你可以接收和寄Email，并学习一些相关的Technical 知识。
这篇「公司网址Email申请教学 - Google Workspace申请Email」将让你学会：
- 接收和寄Email的基本概念
- 如何设立公司网址的Email
- 如何避免Email落Spam Box
- 如何测试Spam Score
- 如何设定Gmail Email Alias
看完这篇教学后，你应该可以很有信心地，为你自己或是你的客人，设立公司网址的Email！
准备好了吗? 我们开始吧!
接收和寄Email的基本概念
接收和寄Email，是需要一个Email Server的。接收Email：我们称为Incoming mail Server(IMAP)；寄Email：我们称为Outgoing mail Server(SMTP)。
如果是正常的一个邮箱，当然是Incoming和Outgoing 也要设立好，因为你既要收邮件，也要寄邮件。但是有一些情况，你只需要Send Email就可以，例如：网站上的Email通知功能，又或是Email Marketing，那么你只需要设立 Outgoing Mail Server 就可以了。
Incoming Mail Server，大概是这样的，我以Gmail 的为例：
URL: imap.gmail.com
Port: 993
Username:
Password:
URL 就是网址，就好像你家的地址；Port 就像你家中的一道门，每道门有不同的功用。这里就是使用993这一道门；Username 和 Password 就是你登入的Email 和 password。
而 Outgoing Mail Server，大概是这样的：
URL: smtp.gmail.com
Port: 465
Username:
Password:
同样，也是有URL，Port，Username和 Password。
如果你是用Gmail 的话，通常人们都是用Web版的，所以你不用设定以上的这些东西。手机版的话，通常也已有Gmail 的APP，你也不用设定以上的东西
如果你用其他的Email Client，例如Outlook，那么你就需要在软件中填上以上Incoming Mail Server 和Outgoing Mail Server的资料，那么你的Outlook才可以接收和寄Email。
如何设立公司网址的Email
1.购买Gmail Business
如果你要设立公司网址的Email，你需要一个Incoming和Outgoing Mail Server。我推介使用的是Gmail Business，原因：
稳定性高
因为它的稳定性是最高的。它的价钱虽然用点贵（要USD6/ 每User），但为了确保Email能寄到客户的Inbox上，贵一点也没有所谓。
我曾试过用一些较便宜的Email Server, 它的稳定性真的差了点，有时邮件还会掉在客户的垃圾邮件（Spam Box）里，因此我不推介。
支缓人数多
另外，虽然是USD6/ 每User，但每User是可以支援最多30个Email帐号，也就是Email Alias。比方说，你有：
如果以上的帐号，都是由你，同一个人去管理，你就可以把它们全都放在同一个帐号的Email Alias内。你只要付USD6 就可以了。
如何申请Gmail Business?
要申请Gmail Business，你可以到这个网址申请： https://workspace.google.com，填妥基本资料及你的网站资料，便完成注册了！（注意：删掉你网站的http://）
申请途中，它会要求你从Domain Provider中，登入你的Domain。如果这个方法验证失败，或是你的Domain Provider不在Gmail的List上，你可以在你的DNS Panel上，加入以下的MX Record： https://support.google.com/a/answer/140034?hl=en，就可以了。
*如果你没有听过MX Record，也不用担心。MX Record是告诉你网址Email Server应指到哪里。它其实就是像这样的一堆Record，你也不用太管是什么，都放到DNS Panel中，那么你的Email 就可以用了。
你可以参考以下例子：
加了MX Record后，便获得验证码（verification code），把这个code复制至points to，然后click save，便完成了。
最后，回到Gmail Business的page，然后click Verify Email。
其实你只要在DNS上加上MX Record，基本上你的Email已经可以寄和接收Email。但如果你想你的Email更会去到别人的Inbox，你还要设定2样东西：SPF和DKIM。要如何设定呢？我们来看看下一步吧！
如何避免Email落Spam Box
要避免Email掉落Spam Box，是一个很大的学问。我会分开两部分来探讨。第一部分，是你的Email Server有没有正确的设定好。第二部分，则是你Email的内容。
在设立Email Server时，其实你只要在DNS上加上MX Record，基本上你的Email已经可以寄和接收Email。但如果你想你的Email更会去到别人的Inbox，你还要设定2样东西：SPF和DKIM。
1.加入SPF
SPF是Email的验证机制。其实就是在你的DNS加一个TXT Record，例如： v=spf1 include:_spf.google.com ~all就可以了。
在这里，系统自动帮我加入SPF。
若你发现没有这条record的话，就可以到这个网站： https://support.google.com，copy and paste TXT Record到GoDaddy的DNS管理那里。
2.设定DKIM
DKIM是另一个加密验证机制。你可以在你的Gmail中按一下生产DKIM，然后也是有一堆TXT Reocrd，加到你的DNS Panel就可以了。
注意：在开启Gmail后，你必须等待24-72小时，才能加入设定DKIM。
等了两天后，我们首先进入 admin.google.com，然后click apps，选择workspace，再按gmail。
下一步，click Authenticate email，然后按generate new record。
接下来，你就可以把TXT record copy and paste至GoDaddy 的DNS那里。最后，回到Gmail Business，click Start Authentication便完成了！
做好设定后，我们就可探Email的内容了。
3.内容
正常的话，如果你的Emai理应是没有问题的，但如果你的Email内容是HTML格式的Marketing 电邮，以下的情况都会影响你的Delivery Rate：
- 电邮太长
- 使用不当/太多HTML语法
- 太多图片
- 附件太大/不当
做好以上步骤后，下一步我们可以测试Email的Spam Score。
有关创业，你可以参考延伸阅读：创业例子(香港篇)-3个步骤, 建立一家活动公司
如何测试Email Spam Score
当你把所有东西都设定好后，等24-48小时，然后我们可以到mail-tester https://www.mail-tester.com，看看我们Email的Spam Score。
我每次有一个新网址的Email，都会把Email Send到这个工具看一看，确保设定都正确。如果你有些东西设定不当，它也可以跟你说哪里设定错了，以及对应的改善方法。
首先，我们copy mail-tester的email，然后尝试send email至mail-tester。
完成后，你便可以回到mail-tester的网页，click check your score一键，详细的报告与分数便会出现在荧幕上，看看有没有甚么改善的地方。
完成测试后，我们可以加一些alternate email。
如何设立Gmail email alias
如果你的email alias是另一个domain，你要回到admin.google.com，就可以在这个位置加入其他domain。
如果我现在不是其他domain，还是jack-lora.com，但我现在想加入[email protected]，那要怎样做呢？你可以回到admin.google.com，然后click users。
再click自己账号（不要click add new user，因为这样便要收费），你会找到一个位置Alternate email address。
进入Gmail后，按settings，然后click see all settings。
在send mail as 一栏，有一个button是add another email address。最后，你可以尝试send email来测试是否成功。
这样一个用户（user）也能管理不同的email address。
常见问题
我可以自己建立Email Server吗？
看到这里，你可能会问，我可以找一部空的Server，自己来建立Email Server吗？
答案是可以的，但我不会建议你这样做。
即使你所有的设定都做对，你发出的Email也会掉到Spam Box的。因为Email Server的IP需要Warm Up的，也就是你要寄出一定数量的Email，IP才会慢慢Warm Up，最后可以寄到别人的Inbox里。
因此，你还是乖乖地使用大公司，例如Gmail的Email Server吧！这个Email Server的钱是省不掉的！
结语
好了！以上就是公司网址Email申请的教学，希望对你有用！
你也可以观看《我的公司网址Email申请教学 + Mail Server的Technical知识》：
如果大家有甚么问题，欢迎email与我讨论!