经营管理｜如何加强与异地外包团队的沟通效率？
随著公司运用外包团队的机会增加，产品经理与外包团队处于不同地点甚至不同时区的情况越来越常见，例如现在有很多软体开发就会外包给远在印度的外包团队。
当产品经理与外包团队不在同一个地点时，将增加双方沟通的难度。
沟通不良所产生的问题可能会导致产品开发进度落后，团队士气遭受打及，甚至整体算下来，外包的成本反而高于内部团队开发的成本，这样运用外包就失去了原本的意义。
应该如何才能加强异地外包团队与产品经理之间沟通的效率呢？
管理异地外包团队重点一、提供完善的说明文件
当与异地外包团队协作，语言、文化、时差都会增加沟通的难度，因此提供完善的说明文件就相当重要。
假如公司本身无法确定需要外包团队做些什么，或是常常改变需求的内容，只会让异地的外包团队疲于奔命，白费力气，造成灾难性的结果。
尤其当外包团队的与本地人员使用不同的母语时，更有赖于精确的说明文件，建议在发出说明文件前，找熟悉双方母语及文化的人帮忙检查文件内容，确认是否各项工作需求都有清楚的陈述。
二、建立与外包团队固定的沟通窗口
本地的团队在对工作内容有疑问时（例如接收到两个上级人员互相矛盾的指令），比较容易寻求上级意见来确定解决方案，然而异地外包团队有时可能不知道要找谁做最后的定案，造成工作进度延宕，甚至更糟的情况是外包团队凭自己的理解与猜测进行工作，当发现问题时已错过最佳的解决时机。
因而，最好有一个统一的联络窗口，当外包团队有任何疑问时，可以请该名专员进行协调整合。当然不一定所有的沟通事项都要由此人完成，而是由该专员统筹厘清所有的疑问事项，让外包团队能清晰的知道该如何进行下一步的工作。
当然最好能创造面对面的交流机会，这样有助于快速厘清可能的疑问事项。例如交换人员就是一种常见的方法，让外包团队的主要成员来本地与产品经理一起协作，或是让产品经理到异地一段时间与外包团队进行协作等等。
三、确定外包团队的工作量极限
在与外包团队合作时，最好能了解对方能够承接的工作量，这点不管是在管理外包团队还是内部团队时都适用。
相信有外包经验的公司最怕就是碰到外包团队抱怨：「指定的工作我们无法在规定的时间内完成」，以公司拓展业务的角度而言，这样的情况相当致命，一旦陷入这种情况，可能会造成客户快速流失给竞争对手。
这在高科技业界尤其明显，例如过去网景与微软进行浏览器大战时，网景在技术上没有办法保持一定的领先，最后输掉这场战役。
一旦产生这种窘境，工作团队往往被认为须负起绝大部分的责任，但管理团队其实也是责无旁贷。
所有团队的工作能量都存在极限，一旦需要实现的内容超过这个极限，将没有办法及时推出新的产品来满足不断变化的用户需求，进而造成无法挽回的结果。
也许管理团队认为增加一个小修改不会花多少时间，但是实际花费的时间可能比想像中多，如果这时没有备案，只能眼睁睁看著客户投靠竞争对手而干著急。
随著公司的增长，自然需要越来越多工作量的投入，因此掌握好外包团队的工作量，避免将过度的需求委任给外包团队，才是防范未然的作法。
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