活动规划系列｜如何举办一场成功的派对与活动？活动规划师都应该知道的基本功
你也喜欢举办活动吗？你喜欢让不可能的事情化为可能吗？你喜欢规划出一个完美的派对让大家留下一个深刻的印象吗？无论你是要举办一场私人派对，或是为企业举办行销活动，好好学一下这一篇的技巧，你也可以成为活动规划达人。
企业往往会轻视活动管理的重要性，一个好的活动对整合行销来讲是至关重要的。单单一个活动可以制造无数个新产品、服务，或是品牌的话题，让你在正式上市以前就培养一群忠实粉丝。
了解活动的客群与目的
或许你已经等不及开始布置，开始想活动内容了，但是等等，慢下来！在开始规划细节前，我们必须先跳出来，想想这两个问题：
- 活动的对象是谁？
包括参与人的年龄、性别、职业、婚姻状况、收入状况、教育状况、宗教信仰、兴趣、专业知识，以及他们彼此之间的关系是否亲密。
- 活动的目的与性质为何？
是要庆祝公司上市？是要为非营利组织低调的募款？是要为单身男女联谊？
你可以召集举办活动的核心团队成员，询问他们的意见，与他们讨论这场活动的目的与成功的定义，并做相关的研究。在找出这两个问题的答案以后，把他们当成整场活动规划的基线。你必须确保的是你的活动反映出团队的文化、个性以及目的。
管理活动预算
一般来说，活动都会有这四大类的开销，根据客户的需求给每一个环节适当的预算。
1. 场地
场地通常是整个活动最重要，也是最昂贵的部分，场地的费用包括：
- 会场以及设备的出租
- 活动规划经理：负责整个活动的规划以及现场的监督。
2. 交通
交通费用根据不同的活动差距甚远，如果是来参加海外的活动，那可能非常贵，如果只是在捷运可以到的场地，那也可以非常便宜。你必须考虑到：
- 机票费用
- 饭店费用
- 签证费用
- 当地交通费用
3. 伙食
伙食是大部分活动中必备的一环。包括：
- 食物
- 酒水
- 服务费
- 税费
- 小费
一般外烩都是以人数报价的，但是实际每个人吃的量是不可控的，所以记得留一些缓冲的空间。
4. 其他科技产品
科技产品可以成就一场活动，也可以毁了一场活动。你可不想要讲者讲到一半的时候麦克风突然坏掉了吧！所以你必须给科技产品环节一个合理的预算。科技产品包括：
- 投影机
- Wifi设备
- 灯光
- 音响
- 现场技师
建议你向每一个供应商要一个纸本的报价单，方便你比价并抓预算，等拿到所有的报价单以后，你就可以检讨并做相应的调整。根据经验，建议将最后的支出加上20%，留一些弹性的空间给未预警的支出。
预算的议价
举办活动不仅仅是一件好玩的事情，如果你是专门为别人举办活动的公司，那么举办活动可以为公司带来一笔可观的收入，不仅如此，你可以与客户与厂商建立良好、长久的关系。
- 场地议价
场地虽然常常是支出中最昂贵的一环，却也是拥有最多议价空间的一项。如果你是在饭店举办活动，一般都会有会场租借费用，但如果你有订购饭店的其他产品、服务，比如说饭店的自助餐或是房间，那么就可以谈一个更优惠的价格。
- 房间议价
通常，如果你一次预定大量的住房，饭店都会给出优惠的价格。你可以试探是否可有几间升等的空间给比较重要的VIP。
场地选择
如何选择活动的场地？场地是整个活动最重要，也是最昂贵的一环。选择场地的时候，你应该考量以下几点：
- 交通
- 停车位
- 容纳人数
- 最低消费
- 服务以及设备
- 活动平面图
- 场地隔音
- 洗手间
- 费用
- 网路评价以及实体照片
交通规划
好的交通规划可以为宾客省去许多的麻烦，也可以避免派对被延误。通常交通规划有三种形式：
- 包车
当你的活动宾客多、地点公共运输不方便或是活动时间交通繁忙的时候使用。如果你的宾客来自国外、语言不通的时候，包车去机场接他们到活动会场会是一个非常贴心的举动。
- 计程车
计程车是一个非常方便的交通工具，你只需要确保你接送的地方有足够的计程车。你可不希望宾客排队等著上车等好几个小时。会场通常都会与当地的计程车公司有协议，所以可以适时的请会场人员帮忙。
- 共享计程车
像是Uber或是Lyft等的共享计程车也是非常方便的。但是你必须确保当地是有开放共享计程车的（有些国家或城市禁止），也要有网路。
食物饮品准备
食物饮品是整个派对画龙点睛的重要部分，你必须准备完美的派对菜单，以及刚刚好的酒水饮料。
食物的准备会根据宾客的喜好、主题的设定以及会场的设置而有所不同。如果以一人一道的上菜模式来说，简易的菜单包括：主餐＋淀粉主食＋蔬菜＋甜点。
而饮料的准备则大约是：
科技产品的准备
- 电力以及网路
你必须确保活动中的所有科技产品都能正常运转，除此之外，你需要考量到当这些设备不能运转时候的备案。你也必须确保现场的电力是足以提供给所有设备使用的。如果你会需要用到Wifi来做简报，那么要设想是否需要控制宾客连接到wifi的量，如果太多人连到同一个wifi的话，可能会导致lag。那么你可能就需要增加网路的流量速度，或是与场地提供者商议提供多个路由器。
- 灯光
灯光是非常重要的，它可以改变整个活动的氛围。如果活动现场有很多自然光，对于要举办社交活动或是团康活动的人来说是件好事，但是如果你是要做简报的话，那么就会是一个大障碍了。事先做好场勘，看看现场的环境是否符合需求，有哪里可以做调整让整个活动的气氛更好。
- 声音
声音设备包括你要用来放音乐的音响，或是用来讲话的麦克风。建议可以多准备一两只麦克风以备不时之需。你还需要考量到会场附近是否会有噪音干扰，比如说是否临近繁忙的马路干道，或是紧邻另一场活动。如果你的活动是需要宾客专心的话，这些都会是严重的干扰。
- 现场的技师
现场的技术人员在有突发状况的时候是非常重要的，虽然你已经备好以上的科技产品，但往往现场的状况千变万化，有一个可以在现场帮你解决的技师是最方便的，特别是当你租借别人的场地，对环境不太熟悉的时候。
客制化礼物
客制化礼物是会让宾客印象非常深刻的。如果你有足够的时间与预算，你就可以提前准备这个小惊喜，绝对会是整场活动的加分。但是记得，一定要留足够的时间，因为厂商通常需要时间来准备。
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