Getting Things Done！工作效率大师教你「把事做完」5步骤
Getting Things Done是由工作效率大师David Allen所研发的一个非常著名的时间/流程管理系统。在Getting Things Done一书中，艾伦引用了研究发现，当大脑中要处理的资讯量越多的时候，就会越难分辨出最重要的任务有哪些，而最后只会花更多时间在思考，越少时间在实际完成。
你是不是也有过几下几种状况？
- 要做的事情太多，觉得大脑快被琐事塞爆了
- 害怕忘记处理小事情，或是忽略了重要的细节
- 信心满满准备开始做很多案子，结果无法一一完成
那么不妨来学学Getting Things Done（以下简称为GTD）的简单5步骤时间管理法。
为什么要用GTD：你清理你的地下室了吗？
艾伦用了一个非常有趣的比喻。
很多人在家里都有一个储藏空间，或许是地下室，或许是厨房的一角，我们可能一直想要去整理它，但默默的，五年、十年就过去了。如果是这样，那么在过去的这五年、十年间，你的大脑每天24小时中就有一小部分的时间都在想著要「清理储藏室」！而每次走过这个储藏空间的时候，大脑中就会有一个小声音，提醒著你该清理啰。
没错，大脑就像是这个储藏空间一样。
艾伦建议大家应该是要〝Think about things, rather than think of them〞也就是说要去「思考事情，而非想事情」。
比如说，你有一个未完成的工作事项，你该做的不是一直去记著「啊！有个工作还没完成，该做点什么才对」，而是要去思考这项工作的本身。
5步骤管理事情：Getting Things Done「把事做完」
艾伦所研发的这5步骤分别是：
- 捕捉（Capture）：写下所有抓住你注意力的这些事情
- 理清（Clarify）：处理这些事情的资讯，列出明确的行动计划
- 整理（Organize）：列出明确的待办事项，将日期加入行事历
- 检视（Reflect）：定期检视工作内容，根据新事件与实际状况加以更新
- 执行（Engage）：实际开始执行工作事项
虽然使用GTD 5步骤可能会需要较大量的前期时间与精力投资，但是绝对会加速后期执行上的效率，并降低忘记截止日期、错过重要工作等等的风险。
1. 捕捉（Capture）：想到什么全部记下来
在捕捉这一个步骤，你必须抱持著「不要再把资讯往大脑塞」的决心。也就是说，所有储存在大脑中的事情，无论是点子、活动、尚未完成的工作事项，还是待检查的事情，全部都记到「收件夹」中。而在GTD中的这个收件夹，根据每个人的习惯不同，可以是实体的（如：笔记本）也可以是电子的（如：网路工具软体）。
在这个步骤中，别急著整理，先花时间捕捉大脑中零碎的杂物。
当你习惯于GTD的步骤后，往后只要有想到新的事情，你就会自然地把它们放入你的「收件夹」中。
2. 理清（Clarify）：将凌乱的思绪转为实际可执行的行动
好了，现在你的收件夹是满的了，是时候该将凌乱的思绪分门别类，转换为可以实际去执行的行动。根据下面的原则去检视写下的每一个项目：
- 项目可以在2分钟内执行完成：马上完成
- 项目可以分派出去：让别人来执行
- 项目并不是一个可以执行的行动（如：一个档案、一篇文章、一个联络人资讯等），需要你后续回来处理的：放入参考档案夹或是放入相关专案的备注栏位
- 项目需要在特定日期/时间完成：订定截止日期
- 项目不需要进一步的动作或是已过期：删除
- 项目需要超过一个步骤来完成：建立一个专门的档案夹来放置所有于此项目相关的资讯，并且列出明确的下一步行动
记住，在制定行动计划的时候，必须越详细越好，放置所有你可以想到的资讯。
3. 整理（Organize）：列出明确的待办事项
其实在实际执行的时候，很多人会在理清阶段就把整理阶段的事项安排完成。但是，将整理想成分开的下一个步骤，可以帮助你更细化工作内容，确保事情都能够按部就班执行。
在这个步骤中，确保所有的待办事项都已经安排完成，重要的日期也已经放入了行事历中。
4. 检视（Reflect）：每个礼拜重新检视、更新进度
每个礼拜拨出一些时间，检视你所罗列的清单，根据需求重新整理项目与待办事项。检视这个步骤可以帮助你顺应改变、重置焦点、找出接下来的行动并且看看过去的工作流程是否有需要改进或是优化的地方。
5. 执行（Engage）：根据订定的计划与待办事项执行吧！
在你花时间做了大量的计划与整理后，你的系统、笔记本或是资料夹中，应该满是具体、可执行的细项了。相信你不会再有「我现在要做什么……」的烦恼了！
希望这篇GTD能够对你有帮助，如果你在时间管理上需要更多的协助，可以参考更聪明的时间管理方法：10个时间管理技巧。在有想法却不知道怎么解决时，也可以善用哈利熊的服务市集，逛逛有没有能够帮助你的专业人士吧！
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