与人难以沟通？试用其他方法达至完美沟通

我们每天都会遇到不同的人，需要依赖著沟通去维系关系。
无论是洽谈生意，还是提供工作指令，人与人之间的沟通是不可或缺的｡
以下是一般的沟通技巧，只要善用得宜，沟通时便能减少障碍。

用心聆听
要改善沟通，最先要懂得聆听。细听对方说话，用心理解。
不要打断对方话语，以免令对方觉得不受尊重。

重点先行
除了聆听外，跟要懂得如何表达自己。
有些人有时讲东，有时讲西，并令聆听者摸不著头脑，甚至造成误解。
表达者可先整合意见才说出来，先说出重点，然后作出解释。
另外，第一段说话里，一至两个重点已经足够，句子中过多重点只会令聆听者更难作出分析。

身体语言
善用身体语言（如手部动作，点头微笑等）能有助沟通，协助对方明白沟通内容。
但过份身体语言会令人觉得奇怪，造成尴尬。
另外，沟通时可留意对方的身体语言，从而了解对方的内心想法。

但即使沟通技巧完美，总不时会出现部门间责任互相推搪的情况。
小编最近在公司亦收到一则类近投诉，导致需要协助排难解纷。

客户不满退费单安排长达一个多月的时间，在正常情况下，两星期内会完成申请，于是致电投诉当时处理的客户服务部同事。
查核后，帐务部发现客户服务部因错误递交资料，导致整个申请缴交退费流程被驳回。
客户服务部则认为退费处理部门没有提示申请被驳回，导致没有作出跟改或跟进。因为两方心如铁石，立场僵持，不愿作出跟进。
最后，要经第三方同事处理。虽然事件已被跟进，但两方没有达成共识，有机会往后会再因沟通问题造成投诉。

其实是次问题的产生，是沟通不良惹的祸。
若双方都主动要求沟通，也许投诉都不会产生。纵使遭被投诉，部门间的处理及良好沟通也是必须的。
但要如何改弦更张，令沟通成果更有效，以避免沟通上引致对方的不满?

最重要的是了解对方是什么人，不同类型的人会有自己的独特思考，沟通方式亦有不同。
若果用自己习惯的方式去沟通，而对方的沟通方式有差别的话，沟通时便会出现误解，甚至造成冲突。

在职场上，有一套工具能解决沟通上的问题，叫「HBDI全脑思维优势」。
HBDI发明人奈德赫曼认为:「每人都是独一无二，有独立思想方法，会以自我良好的方式与其他人沟通」。
因此，发明人利用工具把人们分成四大类，以便分析各种性格:

A. Analytical Thinking
为人较理性、行事彻底、精确、逻辑、技术
B. Structural Thinking
为人较谨慎、循规蹈矩、可靠、遵守纪律、细节
C. Relational Thinking
为人较友善、善于社交、同理心、情感丰富
D. Experimental Thinking
为人较喜欢探索、想像力、冒险、实验、艺术

就以上的案例，帐务部同事属于A的模式，较以逻辑为主，而客户服务部同事属于C的模式，同理心较为着重。
因为两者思考模式对立，若不作出沟通上调整，沟通障碍便会产生。

若运用了「HBDI全脑思维优势」，以下沟通例子可为大家作出参考:

客户服务部:「我们被投诉!是因为你们同事没有提供正确文件!」
帐务部:「这件事一定让你们困扰了，先说出来，看看我们可以如何协助。」（先同化他们，并表示会患难与共）

查核后，发现是客户服务部的申请出现了问题

帐务部:「原来是文件上的问题（不责怪对方的语气指出错处），你可再提供正确文件，我们马上跟进，再次安排退款，问题即将可以解决。（表现出友善）」

在这情况下，推心置腹，沟通达至成功，问题便能解决。

要切记，如果目的是利用沟通去解决问题，读者们必须要以对方角度去作出沟通，青眼双看，才能减少争执，达至成功的沟通。