主管时间管理术 - 忙不等于有效 | Kerwin Ho

每当你想专心处理一项重要任务，手机提示音响起、团队成员前来询问、上层突然追加新要求——熟悉吗？

作为主管，你的时间永远不只是自己的。每一分钟的分配，都关系著整个团队的进度与焦点。但问题是：我们真的懂得如何管理「管理者的时间」吗？

不少领导者以为时间管理 (Time Management) 是个人习惯问题，却忽略了它其实是一种影响整个部门效能的「策略」。

倦怠感背后，不一定是压力太大，而是节奏错位

企业经常推行效率提升、KPI 驱动、流程优化，却鲜少正视时间本身的价值与结构。

一位营运主管曾说：

「每日都忙到飞起，但当我打开日程表，发现90%时间是安排给别人，只有10%是自己能集中处理真正重要的决策。」

这正好揭示了高阶管理者的时间困境：当外在节奏过强、内部节奏不清，时间会被无声地「抽走」，而产出未必跟得上消耗。

如何让主管的时间真正有「产值」？

从我们与不同行业的管理层合作经验中发现，真正高效的主管，往往都在三方面具备明确策略：

一、设计「不被打扰区」而非单靠努力

许多管理者习惯应接不暇，遇到任何人提问都即时处理，结果整天被资讯牵著走。

相反，高效能主管会：

这不仅是时间使用技巧，更是主管自我边界的管理能力 (Boundary Management)。

二、分清「重要的琐事」与「琐碎的重要事」

以下这两句话，看似相似，实则天壤之别：

主管容易陷入「处处协调、事事参与」的陷阱，将大量资源用在即时处理中，却无法前瞻规划 (Strategic Planning)。

我们鼓励主管建立一张「一周工作优先地图」（Priority Mapping），将任务划分为：

这不但能提升时间效益，更有助团队建立层级分工 (Delegation Framework)。

三、会议不是越开越多，而是越来越有焦点

不少主管将会议视为「协调沟通」的必要手段，却不知会议本身亦是时间消耗最凶的黑洞。

建议做法包括：

当团队知道每一场会议都需要带结果离开，自然会提升参与质素与效率。

主管的时间使用，决定整个团队的节奏感

不少企业会优先投放资源于流程系统优化，但忽略了「主管时间设计」才是真正的生产力杠杆 (Productivity Leverage)。主管若能善用时间分配策略 (Time Allocation Strategy)、清晰划分任务层级、建立专注空间，就能带动整个部门的节奏与效能提升。

时间不是用来「挤」的，而是用来「设计」的。

当你不再问：「点样可以做晒所有事？」而是问：「点样做最重要的事？」——你已踏入真正高效管理的轨道。

Mirror Mind 提供专为管理者 / 团队设计的时间管理与工作节奏的流程优化方案 / 顾问服务，结合职场真实挑战、情境模拟与行动工具，协助团队做得更精准。如机构想了解更多，欢迎向本院查询。

关于我们：
Mirror Mind新世代学院，专为年青新一代 (New-Gen)提供培训及教练辅导，旨在帮助年青人展现潜能，让他们迈向职涯高峰。